Časopis Contact #30 - Časopis - O nás - Concept Wiesner-Hager
back

Týmové kanceláře: víc než jen pracovní prostor.

Časopis Contact #30

Otevřené kanceláře, kombinované kanceláře, kanceláře managementu a individuální kanceláře. Představy, jak má každá z nich vypadat, se značně liší. Ve firmách zabývajících se různými obory budou navíc kanceláře vypadat také různě. V tomto článku se zaměříme na často zmiňované, ovšem jen zřídka prostorově přizpůsobené kanceláře pro týmovou práci.

Spolupráce spíš než diskrétnost.

Jakkoli se podoba kanceláří v jednotlivých firmách liší v závislosti na předmětu jejich činnosti, určité náležitosti by týmová kancelář měla splňovat vždy. Především jde o umožnění spolupráce a komunikace – pracovní proces vždy musí mířit dovnitř týmu. Efektivní práce v týmu přitom předpokládá co nejkratší komunikační kanály a okamžité sdílení informací. Členové týmu by tím pádem měli být v daném prostoru fyzicky přítomni. Otevřené či individuální kanceláře se k tomuto účelu nehodí; nejvhodnější jsou „otevřené jednotky“, tedy stále ještě otevřené, ovšem rozlohou nevelké struktury. V závislosti na možnostech prostoru a daném účelu je lze více či méně vizuálně a akusticky oddělit od okolí. Takové oddělení musí umožnit koncentrovanou týmovou a projektovou práci. Ve skutečně efektivní týmové kanceláři by mělo pracovat maximálně 20 lidí. V takovém množství je ještě možné rychle si předávat informace a udržovat si přehled o aktuální situaci.

Týmová kancelář musí nést mnohem více funkcí než zajišťovat pouze prostor k práci. Prostorové uspořádání a vybavení kanceláře musí mít na zřeteli hlavně spolupráci. Cílem je poskytnout pracovníkům prostředí umožňující reagovat aktivně na daný pracovní úkol: klíčové kvality jsou soustředěná (týmová) práce, koordinace, komunikace a kreativní brainstorming. Je-li to možné, měli bychom poskytnout pracovníkům možnost akustického a vizuálního odstínění, například formou telefonní budky či tiché místnosti. Pracovní stanici by ideálně měly zajistit elektricky výškově nastavitelné stoly. Nejde tu jen o ergonomickou kvalitu; takové stoly podporují spontánní a účinnou konverzaci vestoje. Týmovou práci podporují také digitální pracovní stanice. Cloudová týmová řešení v současnosti získávají navrch nad pevnými sdílenými úložišti. Pracovní stanice oddělené metry a metry stěn jsou záležitost minulosti – alespoň v týmové kanceláři bezesporu.

 

„Scrum“ dává týmové kanceláři novou dynamiku.

Integrované či oddělené komunikační prostory by měly podporovat koordinaci v rámci týmu. Moderní multimediální vybavení je navíc vůči flip chartům či nástěnkám vždy o krok vpředu. Agilní „scrum“ týmy střídají jednu schůzku za druhou, a proto se týmová kancelář v podstatě přerodí v projektovou kancelář umožňující flexibilní uspořádání pro různý počet členů spolupracujících na tom či onom projektu či projektové fázi. Prostor i jeho vybavení musí poskytovat co největší adaptibilitu. Kreativitě designu se nekladou žádné meze: vysoké stoly pro krátká setkání, nábytek osazený médii pro kreativní brainstorming a přechodové zóny vybavené čalouněným nábytkem, stoly či lavicemi, kde se může tým setkat třeba u oběda či neformální schůzky.

Jasná pravidla hry podporují spolupráci.

Při tvorbě kancelářského prostoru musíme brát v úvahu také míru otevřenosti kanceláře a subjektivní nároky členů týmu – akustický a klimatický komfort musí vyhovovat každému. Na jednu stranu je nutné přijít se strukturálním řešením, na straně druhé musí být každý jednotlivec ochoten dodržovat jistá pravidla, případně se v něčem upozadit.

Úspěch týmu obecně závisí na chování každého jeho člena: tým tvoří lidé s různými potřebami a zkušenostmi. Jakmile spolu lidé přestanou vycházet, může to oslabit i jinak kvalitní tým. Neustálé třenice ohrožují spolupráci celého týmu – v takovém případě vám nepomůže ani sebelepší kancelářské řešení. Nesoulad je proto nutné řešit již při prvních příznacích problému; vyplatí se nasadit prostředky týmového koučování ještě dříve, než ohrozíme výstupy celého týmu.

Odebírejte náš časopis!

S naším časopisem budete mít pořád přehled.