Magazin contact #21 - Časopis - O nás - Concept Wiesner-Hager
back

Před dávnými dobami, kdy lidé používali papír…

Magazin contact #21

Bezpapírová revoluce podle všeho v kancelářích nenastala. V každém případě se ale dnes papíru používá méně. Kam s daty? K čemu je připnout? Co jednotlivé možnosti nabízejí? Přečtěte si tento článek o skutečných a virtuálních kancelářských úložištích.

„Celá naše kancelář dnes funguje víceméně bez papíru,“ říká Andreas Gnesda. Tento za všech okolností skvěle upravený brzy již padesátník nás provádí po svém 380 čtverečních metrů rozhlehlém kancelářském království ve vídeňském obvodu Mariahilf. Je plné různých kreativních koutů ve stylu vídeňské kavárny, místnosti s krbem nebo březového hájku. Gnesda si vybírá místo, kde bude pracovat, pokaždé znovu; podle toho, co je třeba dělat, jakou má zrovna ten den – nebo spíše danou hodinu – náladu. Pokud však chcete žít svůj pracovní život takto, asi se vám nechce pořád někam přenášet šanony s papíry. „Můžu vám něco prozradit? Jsem sice příznivcem kanceláří bez papíru, ale ve skutečnosti se ani já bez papíru neobejdu. A ani obejít nechci.“ Za jedněmi z několika málo dveří se skrývá místnost od podlahy po strop polepená náladovými fotografickými tapetami, v jejímž středu stojí starožitné růžové křeslo, a kde také najdeme odpověď na tento zdánlivý rozpor. „Moje nejoblíbenější místnost je stejně knihovna. Pohled na barevné, neuspořádané a různorodé přebaly knih seřazené za sebou mě pokaždé inspiruje. I když je to jenom tapeta.“ Slova tohoto poskytovatele realitních služeb a konzultanta nám přibližují jednu z posledních novinek, která se v oblasti designu kancelářských prostor udála. Velké firmy totiž podle Gnesdy, který je ve firmě výkonným vedoucím pracovního týmu, nemají jinou možnost, než postupně nahradit papír bity a bajty. „Firmy jsou čím dál tím více mobilní a decentralizované, pracovní úkony čím dál více diferencované, komunikační procesy čím dál více důležité. Lidé také čím dál tím častěji pracují jinde než na fixních místech – například z domova, venku nebo ve sdílených kancelářích. S hromadami papíru byste v takovém případě nepochodili.“


Jestliže však zcela vyřadíte papír coby médium pro přenášení informací a nahradíte jej virtuálním prostorem, jaké to bude mít následky? „Nemějte strach,“ uklidňuje nás Bernhard Herzog, ředitel úseku výzkumu a vývoje v konzultační společnosti M.O.O.C.O.N. „Data nejsou a ani nebudou virtuální stoprocentně. Sám jsem si však během jednoho projektu všimnul, že poptávka po papíru se ve středně velkých a velkých společnostech snížila až o 75 procent.“ Zbývajících „25 procent papíru“, které má na Herzog na mysli, je materiál nezbytný pro kreativní proces. Kromě toho se ještě takto uchovávají originály citlivých dokumentů, jako jsou třeba podepsané smlouvy, pro jejichž uchovávání se ještě nevymyslelo jiné řešení. Alespoň tedy ne pro všechny tyto typy dokumentů, které prozatím brání úplné digitalizaci: „Skenovat historické plány, nákresy, fotografie a kompletní záznamy z minulosti… vyžaduje spoustu práce a času a je to také dost drahé. Podle mě zatím v tomto případě neexistuje pro papír alternativa.“


Zůstává však otázka, kam takové hromady papíru dát? A co udělat s těmi informacemi, které na papíře neuchováváme? „Archivace a ukládání papírových informací se již neprovádí na místech, kde se pracuje, nýbrž stále častěji v centrálních úložištích,“ vysvětluje mi Oliver Pestal z kanceláře designfunktion. Takové prostory se mohou nacházet třeba ve sklepě, někde v samém středu budovy nebo třeba někde v externím skladišti, na které je navázána služba, která vám na vyžádání dodá požadovanou složku XY přímo na váš stůl.“ Výhoda přesunutí dokumentů je zřejmá: Kancelář bude jednak vypadat lépe, budete mít také lepší přehled o dokumentech a ušetříte místo jak ve skladišti, tak v celém kancelářském prostoru.


„Varuji nicméně před tím, aby hlavním motivem pro centralizaci ukládání dat byla pouze efektivnost,“ doplňuje Bernhard Kern, výkonný ředitel společnosti Roomware Consulting. „Prostor lze pochopitelně navrhnout mnohem efektivněji, jestliže se jedná o pracoviště, které funguje pouze digitálně, takže se nemusíte zabývat tím, kam umístit stohy papírů.

Koncept bezpapírového nebo papírově úsporného pracoviště se ovšem nezavádí proto, aby měli zaměstnanci více místa, ale aby jim toto místo dodávalo přidanou hodnotu ve formě pohodlí, příjemného pocitu a rozšíření možností pro jejich práci.“ Kern také zmírňuje optimismus zastánců bezpapírových a neteritoriálních kanceláří: „Je pravda, že používáme méně papíru než dříve. Je také pravda, že nikdy v historii lidé nepotiskli tolik papíru jako dnes. Tiskneme e-maily s přílohami a s reakcemi na všechny odpověďmi, které okamžitě zase vyhazujeme, určité plánovací a komunikační procesy si ani dnes nedovedeme bez použití papíru představit, k tomu používáme tuny papíru jako obalový materiál. Slibovaná revoluce vyznačující se snížením množství papíru se jaksi nekoná.“


Abyste se dokázali správně orientovat v království virtuálního prostoru, je třeba mít na paměti několik úskalí, ať už se vaše data nacházejí na serveru umístěném v budově, ve stejném městě nebo třeba v externím datovém úložišti někde v jižní Indii. Odborně se tomu říká „Enterprise Content Management“ (ECM). „Pokud se rozhodnete přejít na bezpapírové datové řešení, je třeba provést tuto změnu promyšleně a celkově,“ radí Heino Schneider, výkonný ředitel německé společnosti bitfarm. „Elektronika by měla papír nahradit, nikoliv doplňovat, ať už se jedná o interní nebo externí dokumenty, dokumenty vyhrazené plánování nebo interní komunikaci. Jestliže nakonec dojde k tomu, že skenujete papírové faktury, skončí to akorát chaosem.“


Podle šéfa společnosti založené v roce 2000, která se specializuje na vývoj vlastních otevřených softwarových řešení a navazující služby, je třeba v každém případě využívat duplicitní a výkonný zabezpečovací systém. „Vždy klientům radím, aby data ukládali na dva různé servery. Jestliže jeden selže, vždycky je možné připojit se k datům v tom druhém. Papír by ovšem jako záložní řešení sloužit v tomto případě rozhodně neměl.“ Je třeba klást důraz na správné označování dokumentů, aby bylo možné správně vyhledávat, což nakonec znamená velkou časovou úsporu. „Přechod od papíru k elektronickému řešení nemůžete udělat najednou. Vždy radím, aby se struktura tohoto přechodu plánovala podle požadavků jednotlivých oddělení a formátů a aby se konala postupně.“ Středně velké společnosti obvykle tento přechod trvá tři až šest měsíců, velkým firmám může zabrat klidně dva nebo tři roky.


„Budoucnost bude digitální, o tom není pochyb,“ doplňuje Karl Heinz Mosbach, výkonný ředitel společnosti ELO Digital Office, jehož firma operuje v Německu a Rakousku. „Abyste udrželi krok s vývojem, doporučuji používat standardní formáty, které garantují čitelnost dat i po dlouhé době. Zároveň je třeba nezapomenout na kvalitní záložní systém.“


Data je také třeba ukládat v nepřepsatelných formátech, jako je třeba TIFF nebo PDF. Mosbach: „Podle mého názoru budeme v budoucnu využívat digitální úložiště nejen jako archív pro dokumenty, které již nepotřebujete, ale také jako platformu pro každodenní sdílenou týmovou práci.“


Zda tedy budeme papír používat více nebo méně, to záleží na specifických podmínkách každého pracoviště a na typu pracovních výstupů; především ovšem na firemní kultuře dotyčné společnosti. Na tom se shodují všichni, kteří se k tomuto tématu vyjadřují. V budoucnu by podle všeho měly mít kancelářské stoly menší zásuvky, skříně s archivy by měly z kanceláře zmizet a data by se měla přesunout do virtuální říše. Různě zastavěné kouty a špatně přístupná místa by jednou měla uvolnit prostor stojící v cestě komunikaci a další designovým nápadům.

Wojciech Czaja

Odebírejte náš časopis!

S naším časopisem budete mít pořád přehled.