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Der Überflieger der Zukunft: Videoconferencing

Magazin Contact #13

Organisationsberater sind sich einig: „Net Meetings“ steigern die Produktivität und Effizienz von Mitarbeitern in hohem Maße, verbessern ihre Work-Life-Balance und tragen sogar eine ganze Menge zum Umweltschutz bei. So verursachen zwei Flüge von Wien nach London genauso viel CO2 wie die Herstellung einer kompletten Konferenzausstattung mit einem großen Tisch und sechs Stühlen.

Christian L. ist Exportmanager eines mittelständischen österreichischen Unternehmens. Als solcher betreut er unter anderem die Vertriebsgesellschaften in London, Madrid und Moskau. Anfangs war er noch sehr stolz auf sein „Jetset-Leben“, die vielen Geschäftsreisen hatten etwas von „Status“ und unterstrichen seine Wichtigkeit. Vor zwei Jahren engagierte die Firmenleitung Organisationsberater, um das Unternehmen auf die Effizienz der Workflows abzuklopfen. Die Analyse mit Hrn. L. – anhand eines beispielhaften Routinebesuchs im Vertriebsbüro London – war ernüchternd: 06:00 Abfahrt zum Flughafen, 11:30 Ankunft im Vertriebsbüro, Meeting bis 14:00 Uhr (davon 30 min Lunch), 14:00 Rückreise, 20:00 Ankunft zu Hause. Resümee: Der durchschnittliche Reisetag von Christian L. dauerte stolze 14 Stunden. Die wirklich produktive Zeit betrug ca. 2 Stunden (oder knapp 15 % seiner Arbeitszeit), wenn man von den paar Telefonaten zwischendurch absieht.

 

Die Berater machten dem Unternehmen den Vorschlag, nur noch jedes vierte Vertriebsmeeting vor Ort abzuhalten und alle weiteren Besprechungen über Videoconferencing durchzuführen. Gesagt, getan: Ein bestehender Besprechungsraum wurde zu einem Videoconferencing-Raum umfunktioniert – ausgestattet mit moderner VC-Hard- und Software und einer maßgeschneiderten Tischanlage, die eine optimale Kommunikation mit den virtuellen Gesprächspartnern ermöglicht. Dazu komfortable Konferenzstühle und eine innenarchitektonische Gestaltung, die für ein angenehmes Gesprächsklima sorgt.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Die „Net Meetings“ dauern mittlerweile selten länger als eine Stunde bei voller visueller und akustischer Gesprächsqualität. Ein zweiter Bildschirm sorgt dafür, dass gleichzeitig auch Daten gemeinsam besprochen werden können. Die Investitionen in die Technik und Einrichtung haben sich bereits nach wenigen Monaten amortisiert. Die Produktivität und Effizienz von Christian L. (und seinen Kollegen) hat sich drastisch erhöht. Und seien wir mal ehrlich: So lustig ist es auch wieder nicht, im Billigflieger zwischen den Schulklassen zu sitzen und mit einem zähen Schinkensandwich abgespeist zu werden, um anschließend in der überfüllten U-Bahn um jeden Zentimeter Platz zu kämpfen. Zu dieser Einsicht ist auch Christian L. sehr rasch gekommen, denn neben seiner Produktivität hat sich auch seine Work-Life-Balance stark verbessert.

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