Magazine Contact #13 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

De hoogvlieger van de toekomst: videoconferencing

Magazine Contact #13

Organisatieadviseurs zijn het erover eens: ‘Net Meetings’ verhogen de productiviteit en efficiëntie van medewerkers in hoge mate, verbeteren hun ‘Work-Life-Balance’ en leveren een grote bijdrage aan de milieubescherming. Zo veroorzaken twee vluchten van Wenen naar Londen net zoveel CO2-uitstoot als de productie van een complete conferentieuitrusting met een grote tafel en zes stoelen.

Christian L. is exportmanager van een Oostenrijks mkb-bedrijf. Als zodanig begeleidt hij onder andere de verkoopmaatschappijen in Londen, Madrid en Moskou. In het begin was hij nog erg trots op zijn ‘jetset-leven’, de vele zakenreizen hadden iets van ‘status’ en onderstreepten zijn belangrijkheid. Twee jaar geleden nam de bedrijfsleiding organisatieadviseurs in de arm, om het bedrijf te onderzoeken op de efficiëntie van de workflows. De analyse met de heer L. – aan de hand van een tot voorbeeld dienend routinebezoek aan het verkoopkantoor Londen – was ontnuchterend: 06:00 vertrek naar de luchthaven, 11:30 aankomst op het verkoopkantoor, meeting tot 14:00 uur (waarvan 30 minuten lunch), 14:00 terugreis, 20:00 aankomst thuis. Samengevat: De gemiddelde reisdag van Christian L. duurde zo’n 14 uur. De werkelijk productieve tijd bedroeg circa 2 uur (of krap 15% van zijn werktijd), als men de paar telefoongesprekken tussendoor niet meetelt.

 

De adviseurs deden het bedrijf het voorstel om nog maar elke vierde verkoopmeeting ter plaatse te houden en alle andere besprekingen via videoconferencing uit te voeren. Zo gezegd, zo gedaan: Een bestaande vergaderruimte werd omgebouwd tot een videoconferencing-ruimte, uitgerust met moderne VC-hard- en software en een op maat gemaakte tafelconfiguratie, waarmee een optimale communicatie met de virtuele gesprekspartners mogelijk is. Comfortabele conferentiestoelen en een architectonische inrichting zorgen voor een aangename gesprekssfeer.

Het resultaat kan zich laten zien. De ‘Net Meetings’ duren nog maar zelden langer dan een uur, bij volledige visuele en akoestische gesprekskwaliteit. Een tweede beeldscherm zorgt ervoor dat tegelijkertijd ook gegevens samen kunnen worden besproken. De investeringen in de techniek en inrichting zijn al na enkele maanden terugverdiend. De productiviteit en efficiëntie van Christian L. (en zijn collega’s) is drastisch toegenomen. En wees eens eerlijk: Zo leuk is het ook weer niet, tijdens een goedkope vlucht tussen de schoolklassen te zitten en een taaie boterham met ham geserveerd te krijgen, om daarna in de overvolle metro te vechten voor elke centimeter plaats. Tot dit inzicht kwam ook Christian L. zeer snel, want behalve zijn productiviteit is ook zijn Work-Life-Balance sterk verbeterd.

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager.