Magazine Contact #15 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Hup in de doos! Praktische tips voor verhuismanagement

Magazine Contact #15

Wenn es bloß so einfach wäre – einpacken, umsiedeln, auspacken. Ein Büroumzug klingt zunächst banal, ist aber durchaus eine Herausforderung für alle Beteiligten: Häufig entpuppen sich Umzüge als wahrer Hindernislauf, an dessen Ende Chaos statt Ordnung steht.

Was het maar zo eenvoudig: inpakken, verhuizen, uitpakken. Een kantoorverhuizing klinkt in eerste instantie banaal, maar is beslist een uitdaging voor alle betrokkenen: vaak ontpoppen verhuizingen zich tot een ware hindernisloop, met aan het eind chaos in plaats van orde. Waarom is dat eigenlijk zo? Het antwoord van de verhuisspecialisten van Roomware Office Consulting op deze vraag is tamelijk eenvoudig: alles moet snel gaan, maar dat gaat meestal ten koste van een zorgvuldige voorbereiding. Als vuistregel voor de verhuizing geldt: 80 procent van het succes ligt in de voorbereiding. Het doel bij verhuizingen is duidelijk: de storingen en onderbrekingen voor de medewerkers zo minimaal mogelijk houden of zelfs helemaal uitsluiten (bijv. bij verhuizingen in het weekeinde). Vooral grotere verhuizingen of verhuizingen met bijzondere eisen worden daarom, voor zover aanwezig, door interne Facility Management-afdelingen of externe specialisten begeleid, die meestal ook de vakkundige planning voor de nieuwe kantoorlocatie op zich nemen. Na voltooiing van het kantoorontwerp voor het nieuwe kantoor start de verhuisplanning met de inventarisatie. Er worden inventarislijsten opgesteld waarin is vastgelegd aan welke persoon op welke plek de inventaris is toegewezen. Eenvoud staat ook hier garant voor effectiviteit. De belangrijkste deugden hiervoor zijn zorgvuldigheid, nauwkeurigheid en nauwgezetheid: per slot van rekening wil niemand dat ‘mevrouw Jansen van de receptie’ op haar werkplek plotseling de computer van ‘de heer Pietersen uit de productontwikkeling’ aantreft.

Tijd om weg te gooien.

Overigens is de periode van de verhuisplanning een goede gelegenheid afscheid te nemen van achterhaalde zaken: heel wat oude inventaris, of dit nu meubels, apparaten of documenten zijn, kan bij verhuizingen worden weggegooid of afgevoerd. Een upgrade van meubels, zoals bureaustoelen, kan ook een belangrijke bijdrage voor de aanpassing aan moderne werkplekergonomie zijn. Als de timing is vastgelegd en de tijd voor de verhuizing is gekomen, dan is het voor de inventaris ‘hup in de doos’: geordende verpakking en overzichtelijke etiketten en opschriften zorgen ervoor dat ook bij aankomst in het nieuwe kantoor het overzicht behouden blijft en een snelle en juiste toewijzing kan plaatsvinden.

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager.