Magazine Contact #19 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

De boodschap is duidelijk: Veranderende vergaderen overlegruimten

Magazine Contact #19

Communicatie is een succesfactor, het belang van goede communicatie voor een bedrijf is onbetwist. Wij houden ons bezig met de vraag welke bijdrage ruimten aan de verbetering van de communicatiekwaliteit kunnen leveren. Daarom presenteren wij de actueelste trends voor het plannen van vergader- en overlegruimtes.

Met “Het is onmogelijk om niet te communiceren” sloeg Paul Watzlawick al in 1969 de spijker op de kop. Een lezing houden, met elkaar praten, flirten, debatteren, discussieren, disputeren... allemaal communicatie. Zelfs als we ons hullen in een mantel van zwijgen. Het is aangetoond dat meer dan 50 % van de communicatie non-verbaal plaatsvindt, dus bijvoorbeeld met blikken, gebaren en mimiek. Voor de communicatie is het niet doorslaggevend wat wij zeggen, maar wat bij de ander weerklank vindt. 

Het doel bepaalt de ruimte

De creatieve communicatie voor het ontwikkelen van ideeen – in de vorm van workshops of projectmeetings – verlangt een inspirerende omgeving waarin de gedachten kunnen stromen, ver weg van het traditionele bureaudenken. De omgeving voor klassieke meetings of conferenties die vanuit de workflow ontstaan, presenteert zich daarentegen statischer en zakelijker, maar toch met een grote creatieve speelruimte: van eenvoudigfunctioneel tot aan hoogwaardig-representatief. 

De aan ruimten voor opleiding en bijscholing gestelde eisen gaan op hun beurt een hele andere kant op – hier is mobiliteit geboden: vaak wisselende gebruiksvormen zoals scholingen, seminars, trainingen, vergaderingen of conferenties vereisen een multifunctioneel ruimteconcept dat de snelle verandering van verschillende opstellingsvarianten mogelijk maakt. 

Hoe moet nu een ruimte eruit zien om aan de individuele behoefte te kunnen beantwoorden? Welke planningsstappen dienen in acht te worden genomen? 

Allereerst moet je precies weten wat je wilt of wat belangrijk is. Vervolgens dien je een gebruiksconcept op papier te zetten. Is het gebruiksconcept duidelijk gedefinieerd, dan kan de nauwkeurige planning beginnen. Daarbij dient met het een en ander rekening te worden gehouden: van de ruimte-technische voorwaarden zoals installatietechniek, verlichting, verduistering en akoestiek via de interieurarchitectonische vormgeving van de ruimte (materiaal- en kleurkeuze) tot aan de keuze van de geschikte media- resp. presentatietechniek en inrichting. 

Actuele trends: de klassieke meeting-ruimte krijgt concurrentie.

Het idee hoe een vergader- en overlegruimte eruit moet zien is de laatste jaren aanzienlijk veranderd. De vijf belangrijkste trends zijn:

1. Het “Google-fenomeen”
De grote IT-concerns geven het voorbeeld en steeds meer bedrijven brengen het in de praktijk. Google in Zurich en Microsoft in Wenen breken met de stoffige voorstelling van kantoren. Zij brachten een volledig nieuwe kantoorambiance met extravagante overlegruimten tot stand. Er worden meetings in een gondel gehouden of er vinden besprekingen in een knusse “huiselijke lounge” plaats. Deze buitengewone ruimten zijn geen doel op zichzelf, maar dienen een hoger doel: innovatieve kracht heeft in een creatieve omgeving sociaal tegengas nodig.

2. Het groeiende belang van middenzones
Terwijl de klassieke werkplek qua tendens wordt gereduceerd en verkleind, groeien middenzones als vrije, nauw met het werk verbonden ruimtes. Zij gaan steeds meer een centrale rol als “point of communication” innemen. Hier ontmoeten nieuwe ideeen, klassieke business en privezaken (de mogelijkheid om je terug te trekken) elkaar. Van eenvoudige zit- / stagroepen via working-cafes of crossway’s tot aan creatieve loungezones, er worden aan de individuele inrichtingsideeen geen grenzen gesteld. De bedrijfscultuur wordt in de middenzone in een zeer levendige vorm tastbaar – aan de tijdgeest gebonden urbane work-life-style.

3. Mobiele media-integratie
WLAN-verbindingen in overlegruimten zijn tegenwoordig state-of-the-art. In toenemende mate veroveren ook draadloze presentatiesystemen een plaats. Daarbij kunnen netwerk, beamers of tv-schermen rechtstreeks door mobiele terminals zoals notebooks of tablets d.m.v. WLAN-technologieen worden aangestuurd. Het grote voordeel hiervan is, dat op dure en complexe vergaderruimtebedradingen wordt bespaard. Presentaties kunnen aanmerkelijk interactiever plaatsvinden, aangezien elke deelnemer vanaf zijn plek aan de beamer- of via beeldschermpresentatie kan deelnemen. Via inmiddels beslist betaalbare net-meeting-systemen (video- of webconferenties) kunnen ook externe deelnemers heel eenvoudig bij besprekingen worden betrokken.

4. Meer efficiëntie door stand-up-meetings
Een onderzoek van de University of Missouri toonde aan dat groepen die bij besprekingen staan, 34 % minder tijd nodig hebben om met behoud van kwaliteit tot beslissingen te komen. Dat dergelijke stand-up-meetings (tussen de 10 en 20 minuten) als afwisseling voor het permanente zitten ook vanuit ergonomisch oogpunt een buitengewoon positief effect hebben, is eveneens bekend. Vandaar dat het niet bevreemdt dat vele gemeenschappelijke zones en overlegplekken in bedrijven steeds frequenter van statafels worden voorzien.

5. Multifunctionele ruimten
Als je over kosten spreekt, dient zich in de planningsfase met name een vraag aan: hoe vermijd ik onbelaste ruimtevreters maar ook toekomstige knelpunten door te weinig overlegruimte? Het antwoord wordt gevonden in multifunctioneel te benutten ruimteconcepten. Met name bij grotere organisaties worden klassieke seminarruimten echte communicatiecentra die qua afmetingen flexibel zijn / kunnen worden ingedeeld en die door hun mobiele inrichtingsconcept zo goed als alle communicatievormen mogelijk maken. Van de opleiding en bijscholing

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager.