Magazine contact #21 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Er was eens… papier

Magazine contact #21

De revolutie van het papierloze kantoor is uitgebleven. Een zeker papierdieet kan echter wel worden geconstateerd. Waar naartoe met de gegevens? Waar moet daarbij op worden gelet? En welke mogelijkheden zien we op de nieuwe vlakken? Een essay over de echte en virtuele opbergruimte in ons kantoor.

"Ons hele kantoor wordt tegenwoordig min of meer papierloos gerund", zegt Andreas Gnesda. De altijd tot in de puntjes verzorgde 49-jarige geeft een rondleiding door zijn 380 vierkante meter grote office-rijk in het Weense stadsdeel Mariahilf en wijst op de creatieve ruimtes die soms naar het voorbeeld van een Weens koffiehuis, een huiskamer of een berkenbos zijn ingericht. Gnesda werkt non-territoriaal, zoekt zich zijn werkplek afhankelijk van het verzoek, net zoals hij er zin in heeft elke dag, ach wat, elk uur opnieuw uit. En dat, zo is hij van mening, is alleen mogelijk, wanneer men niet de hele tijd met tien ordners en een berg papierwerk moet rondzeulen. "Maar zal ik u iets verklappen? Ik ben weliswaar een aanhanger van het papierloze, elektronische kantoor, maar helemaal afstand doen van papier kan en wil ik ook niet." Achter een van de weinige deuren gaat het antwoord op een nieuwsgierig makend tromgeroffel schuil, met sfeervol fotobehang tot aan het plafond en fauteuils in oudroze in het midden: "Mijn favoriete ruimte bij ons op kantoor is altijd nog de bibliotheek. Ik vind de aanblik van deze bonte, chaotisch bij elkaar geraapte ruggen van boeken, ook al is het alleen maar behang, gewoon inspirerend." De woorden van de vastgoeddienstverlener en consultant Gnesda geven een goed inzicht in de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van office-organisatie en werkplekinrichting. Grote bedrijven, aldus de directeur van teamgnesda, hebben helemaal geen andere keus dan het geleidelijk overgaan van papier naar bits en bytes. "De bedrijven worden steeds mobieler en steeds decentraler, de werkstappen steeds gedifferentieerder, de communicatieprocessen steeds belangrijker. Daarbij komt dat mensen vaak zonder een vaste werkplek op kantoor werken – bijvoorbeeld in het home-office, in de buitendienst of in de Shared Space. Met enorme hoeveelheden papier is dat allemaal allang niet meer te behappen."

 

Maar wat zijn de gevolgen, wanneer het papier wordt verbrand, wanneer de gegevens waarmee men werkt, alleen nog virtueel beschikbaar zijn? "Wees maar niet ongerust", sust Bernhard Herzog, directeur voor onderzoek en ontwikkeling bij strategie-adviseur M.O.O.CON, "100 procent virtueel zijn de gegevens niet en zullen dat ook nooit zijn. Maar in werkelijkheid merk ik bij de projectontwikkelingen die wij in de afgelopen tijd hebben begeleid, dat de papierbehoefte bij mkb- en grotere bedrijven met tot wel 75 procent is afgenomen."

 

De laatste "25 procent papier" waar Herzog over spreekt, is onmisbaar in het creatieve proces en voor brainstormen. Ook gevoelige documenten zoals contracten zal men, zolang de technische en juridische knelpunten nog niet zijn opgelost, in origineel ondertekenen en ook als zodanig moeten bewaren. En niet in de laatste plaats zijn er waardevolle "lasten van vroeger" (letterlijk citaat Herzog) die een digitalisering achteraf bemoeilijken: "Historische plannen, tekeningen, foto's en hele dossiersets uit het verleden inscannen... dat is omslachtig, tijdrovend en zo bezien ook erg duur. Ik denk dat men op deze gebieden voorlopig geen vervanging voor het papier zal vinden."

 

Dan rest nog de vraag: waarnaartoe met al die cellulose? En vooral: waarnaartoe met de papierloze rest? "Actieve en oudere dossiers in papiervorm worden niet meer in de directe nabijheid van de werkplek gearchiveerd, maar worden steeds meer in centrale opbergruimtes bewaard", legt Oliver Pestal van designfunktion uit. "Afhankelijk van de ruimtelijke omstandigheden gebeurt dat ofwel in de kelder, in de kern van het gebouw of op externe bewaarplekken met een dienovereenkomstig ingekochte dienstverlening, waarmee het mogelijk is dat doos XY op aanvraag uit het archief gepakt, op kantoor geleverd en op mijn bureau gezet wordt." Het voordeel, zegt hij, van deze centrale opbergontruiming: Op de eerste plaats meer esthetiek op kantoor, op de tweede plaats meer overzicht over de dossiers, en op de derde plaats oppervlaktebesparing bij het opbergen en tenslotte ook bij de totale huuroppervlakte van het onroerend goed.

 

"Ik waarschuw ervoor om centralisering van de opbergruimte alleen om efficiëntieredenen te doen", verklaart Bernhard Kern, directeur van Roomware Consulting GmbH.

"Natuurlijk kan ik de werkplek efficiënter inrichten wanneer ik digitaal werk en niet meer met papier en opengeslagen ordners aan de slag hoef. Maar uiteindelijk gaat het er in de papierloze of papierarme kantoortuin niet om oppervlakte bij de medewerker weg te nemen, maar hem een meerwaarde in comfort, in welzijn en in keuzemogelijkheden van zijn werkplek te bieden." Het algemene optimisme van de aanhangers van het papierloze en non-territoriale kantoor moet Kern ook op een heel ander vlak een halt toeroepen: "Het klopt wel dat wij minder papier dan vroeger archiveren. Het klopt echter ook dat nog nooit in de geschiedenis van de mensheid zoveel papier werd afgedrukt als nu. E-mails plus bijlage en communicatiestaartje worden afgedrukt en vervolgens weer weggegooid, bepaalde plannings- en communicatieprocessen zijn ook nu nog zonder papier feitelijk ondenkbaar. Tel daarbij op de exorbitante toename van papier in de verpakkings- en expeditiebranche. De aangekondigde revolutie van de papierafname is in elk geval uitgebleven."

 

Om een vlotte oriëntatie in de digitale ether te garanderen, moet er op enkele belangrijke stappen worden gelet – ongeacht het feit of de gegevens op de eigen bedrijfsserver of op externe serverfarms ergens tussen Wenen en India worden opgeslagen. ‘Enterprise Content Management’ (ECM) wordt dat in vakjargon genoemd. "Wanneer ik kies voor een papierloos kantoor, dan moet deze aanpassing consequent en doortastend gebeuren", adviseert Heino Schneider, directeur van het Duitse bitfarm. "Het is belangrijk dat de elektronica het papier vervangt en niet aanvult – hetzij bij binnenkomende en uitgaande stukken, bij het archiveren van plannen of bij interne communicatieprocessen. Wanneer men het scannen van facturen als aanvulling doet, dan ontstaat er, zo leert de ervaring, ooit chaos."

 

Een dubbel en daarmee veilig systeem is in elk geval nodig, vindt de baas van het in 2000 opgerichte bedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in de ontwikkeling van een eigen Open-Source-software, evenals in de daarmee verbonden diensten. "Ik adviseer echter een redundantie in de zin van een opslag op twee verschillende servers. Wanneer de ene uitvalt, heb ik altijd nog toegang tot de andere. Maar papier moet hier nergens meer in het spel zijn." Er moet bovendien worden gelet op het juist taggen van de documenten, op gestandaardiseerde zoek- en vindprocessen en vooral op de factor tijd. Schneider: "Een dergelijke omschakeling van de papiergebonden naar de elektronische archivering gaat niet van de ene dag op de andere. Daar gaat het bij veel mensen mis! Ik zou adviseren om de omschakeling op basis van afdelingen of formaten te structureren en stap voor stap te doen." Bij mkb-bedrijven is voor een dergelijk proces gewoonlijk drie tot zes maanden nodig, bij grotere bedrijven zou de aanpassing gemakkelijk twee tot drie jaar in beslag kunnen nemen.

 

"De toekomst zal digitaal worden, daaraan valt niet te ontkomen", denkt Karl Heinz Mosbach, directeur van ELO Digital Office GmbH dat bedrijven in Oostenrijk en Duitsland begeleidt. "Om ervoor te zorgen dat wij grip krijgen op deze toekomst, adviseer ik het gebruik van standaardformaten die de leesbaarheid van de gegevens ook na vele jaren waarborgt, evenals een toereikend back-upsysteem." Bovendien moeten de gegevens in niet-muteerbare, dus niet opnieuw beschrijfbare bestandsformaten als bijvoorbeeld TIFF of PDF/A worden opgeslagen. Mosbach: "Mijn visie is dat wij de digitale opslag voortaan niet alleen als dood documentarchief gebruiken, maar ook als platform voor levendige, collaboratieve, teamgerichte werkprocessen in het dagelijks kantoorleven." Of het papier daadwerkelijk minder wordt of niet, dat hangt af van de specifieke lay-out van het kantoor en de hoedanigheid van het object, maar vooral van de desbetreffende bedrijfscultuur. Daarover is iedereen die over dit onderwerp werd gevraagd, het eens. In de toekomst, aldus de prognoses, zullen de bureaus weer kleiner worden, de dossierkasten ergens anders gezet of afgedankt worden en de gegevens in de digitale ether verdwijnen. Voor de inrichting van de werkplek en de daarmee verbonden communicatiewegen gaan daarmee nieuwe, tot nu toe versperde ruimtes open.

 

Wojciech Czaja

Magazine abonneren

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager