Magazine Contact #30 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Teamkantoren: meer dan alleen een ruimte om in te werken.

Magazine Contact #30

Open office, kantoortuin, combinatiekantoor, managementkantoor en cellenkantoor. De ideeën wat er onder de verschillende kantoorvormen moet worden verstaan, lopen sterk uiteen. Want zo divers als de verantwoordelijkheidsgebieden in een bedrijf zijn, zo divers zijn ook de kantoorvormen ervan. In dit artikel werpen we een blik op het vaak aangehaalde, maar zelden ruimtelijk gerealiseerde teamkantoor.

Samenwerking vóór privacy.

Hoewel teamkantoren in bedrijven – afhankelijk van de betreffende afdeling – verschillend zijn vormgegeven, heeft deze kantoorvorm een aantal gemeenschappelijke kenmerken. Samenwerking en communicatie staan op de voorgrond, de werkprocessen zijn gericht op samenwerking. Efficiënt werken in een teamkantoor betekent korte communicatiekanalen en directe uitwisseling van informatie. De teamleden moeten dus ook ruimtelijk samenwerken. Kantoortuinen en cellenkantoren zijn hiervoor niet geschikt; veeleer zijn "open units" nodig – kleinschalige, maar toch open ruimtezones. Deze zijn visueel en akoestisch in meer of mindere mate afgeschermd, afhankelijk van de afdeling en het doel. De afscherming van buiten moet zo worden gekozen dat geconcentreerd team- en projectwerk gegarandeerd is. Om redenen van efficiëntie is het aantal medewerkers dat een gemeenschappelijke werkruimte deelt in het teamkantoor maximaal 20 personen. Ze moeten de mogelijkheid hebben om snel en eenvoudig informatie uit te wisselen om voortdurend op de hoogte te blijven.

Een teamkantoor moet meer bieden dan alleen een plek om te werken. De focus ligt op samenwerking en vraagt om een bijpassende ondersteuning qua ruimte en apparatuur. Geheel in lijn met het principe van activity based working wordt een werkomgeving gecreëerd die is afgestemd op de taken van het team: geconcentreerd (samen)werken, coördinatie en communicatie of creatief brainstormen. Indien nodig moet er ook een akoestische en visuele retraite beschikbaar zijn – bijvoorbeeld in de vorm van een telefooncel of een silent room. In het ideale geval zijn de werkplekken uitgerust met elektrisch in hoogte verstelbare bureaus. Dit verhoogt niet alleen de ergonomische kwaliteit, maar creëert ook ruimte voor coördinerende, spontane gesprekken tijdens het staan. De teams worden ook ondersteund door digitale werkruimtes. De gezamenlijke (team)cloud neemt daarbij in veel gevallen de functie van opslagruimte over in de vorm van gedeelde opslaglocaties. De vele strekkende meters wandkasten behoren tot het verleden – in ieder geval in teamkantoren.

 

Scrum geeft het teambureau een nieuwe dynamiek.

Geïntegreerde of afgescheiden communicatiegebieden moeten de grote behoefte aan afstemming binnen het team bevorderen. Een moderne uitrusting met multimedia biedt ook flipcharts en prikborden voor creatieve uitwisseling. Vooral bij scrumteams volgt de ene vergadering op de andere. Bij deze agile werkwijze wordt het teamkantoor als het ware een projectkantoor met flexibele instellingen, die afhankelijk van de projectfase met verschillende teamleden kunnen plaatsvinden. Dit vereist ook een flexibele ruimte en inrichting. De creativiteit van het ontwerp kent hierbij geen grenzen: statafels voor korte besprekingen, mediameubels voor brainstormsessies en middenzones – uitgerust met gestoffeerd meubilair of tafels en banken die ook voor teamvergaderingen en gezamenlijke lunches worden gebruikt.

Samenwerking vereist duidelijke spelregels.

De openheid van de kantoorvorm en de subjectieve beleving van de teamleden brengen ook uitdagingen met zich mee voor de kantoorruimte, die het beste reeds in de ontwerpfase van het kantoor worden opgelost: voor het hele team moet akoestisch en klimatologisch comfort worden gecreëerd. Dit vereist enerzijds bouwkundige maatregelen, maar anderzijds ook regels en de bereidheid om compromissen te sluiten voor elke individuele werknemer.

In het algemeen speelt het gedrag van mensen een doorslaggevende rol voor een succesvol team: in het team komen individuen samen met verschillende ervaringen en behoeften. Wat onder normale omstandigheden de kracht van een team uitmaakt, kan snel een zwakte worden als medewerkers niet goed met elkaar kunnen opschieten. Voortdurende geschillen en wrijvingen brengen de samenwerking in het hele team in gevaar – daar helpt zelfs de beste kantoorruimte niet. Onenigheid moet daarom in een vroeg stadium worden besproken en in het beste geval worden weggenomen met behulp van teamcoaching – voordat het gezamenlijke werk wordt belast en het hele team eronder lijdt.  

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager