Magazine contact #21 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Scrum: teamsport kantoor?!

Magazine contact #21

Met Scrum Management producten sneller en flexibeler ontwikkelen. Geïnspireerd door combinaties uit de rugbysport en met wortels in de IT-branche zorgt dit beweeglijke arbeidsuitgangspunt voor een frisse wind bij bedrijven.

's Morgens half tien in Duitsland op de ontwikkelingsafdeling van een softwarebedrijf: alle bureaus zijn verlaten, een paar collega's staan dicht op elkaar voor een beeldscherm en praten geanimeerd. Een andere groep staat enkele meters verderop en is net zo verdiept in een gesprek. Een half uur later is het beeld veranderd: de bureaus zijn bezet en iedereen is verdiept in zijn werk. Deze situatie beschrijft een typische morgen op het werk van een scrum-team.

Waarom eigenlijk ‘scrum’?

Het begrip scrum komt uit het Engels en betekent menigte. Geleend uit de Britse rugbysport, waar scrum een samengepakt groepje spelers beschrijft die vechten om de rugbybal, symboliseert het begrip ‘scrum’ in het projectmanagement de nauwe samenwerking van teamleden die voortdurend met elkaar in interactie zijn. Niet alleen de naam is afkomstig uit het rugby, scrum maakt ook gebruik van beproefde tactieken uit deze sport die een goed teamwerk vergen en zorgvuldig moeten worden geleerd. Voorbeelden en pioniers op dit gebied zijn IT-bedrijven (bijv. Xerox, Canon, HP, IBM). Ervaringsgegevens hebben aangetoond dat strikte planningsstappen het verloop van software-ontwikkelingen remmen. Ontwikkelingsprocessen zijn te complex om deze strikt volgens plan in op elkaar volgende fasen af te werken. Scrum biedt de nodige flexibiliteit om beweeglijk en snel te reageren op onvoorziene omstandigheden. 

Met sprints sneller naar de finish?

Scrum is een beweeglijke werkmethode die inzet op de zelforganisatie van de medewerkers en steunt op een paar eenvoudige regels. Specifiek daarvoor zijn een duidelijke rolverdeling en het scrum-proces: in het begin wordt een ‘verlanglijstje’ met alle eisen, functies en kenmerken van het product uitgewerkt: het product backlog. Aanvankelijk is dit vaag geformuleerd, maar in het verloop van het project wordt dit steeds concreter. Bij de volgende stap gaat het om het toekennen van prioriteiten: welke eisen en elementen zijn het belangrijkste? Voor het daarop volgende sprint backlog wordt het project verdeeld in deeltaken, zogenoemde sprints. Sprints zijn de afzonderlijke ontwikkelingsfasen die in een vaste periode van twee tot maximaal vier weken worden afgehandeld. Elk teamlid neemt een to-do-lijstje en op deze manier taken op zich waarvoor hij of zij zelf verantwoordelijk is. Binnen een sprint-fase komen alle leden elke dag op hetzelfde tijdstip bij elkaar voor de daily scrum. Bij deze korte meeting van 15 minuten doet elk teamlid verslag over wat er sinds de laatste scrum is gebeurd, wat voor de volgende daily scrum moet worden afgehandeld en wat een vooruitgang van het werk belemmert. Daily scrums verhogen de kennis van zaken van alle medewerkers waardoor misverstanden en dubbel werk worden vermeden. Aan het einde van elke sprint worden de resultaten live gepresenteerd en er wordt feedback ingewonnen die weer in het product backlog wordt opgenomen. Net als in rugby begint het spel dan weer van vooraf aan. 

Het speelveld: scrum kantoor

Bernhard Kern, directeur van Roomware Consulting GmbH, beschrijft de eisen voor de kantoorruimte voor scrum-teams: "Een ideale werkomgeving ondersteunt de teamleden bij het snel internaliseren van beweeglijke werkwijzen. Gewoonlijk werken scrum-teams in een gemeenschappelijke Open-Space-kantoor. Daarnaast ontstaan multifunctionele zones zoals Working Cafés en Lounges voor de informele communicatie en kleine meetings tussendoor, zoals de dagelijks te houden daily scrums van 15 minuten. Voor taken waarvoor een hoge concentratie nodig is, rustige pauzes of een persoonlijke plek om zich terug te trekken staan Silent Rooms ter beschikking.

De hele werkomgeving ontwikkelt zich in de scrum als het ware tot een projectkantoor dat ook flexibele plaatsingen mogelijk maakt, want in elke sprint-fase werken verschillende teamleden nauwer samen. De open omgeving is zeer goed geschikt voor een spontane samenwerking, omdat de afzonderlijke leden direct kunnen zien of de anderen tijd voor hen hebben. Communicatie en transparantie staan centraal. Naast de open ruimtestructuren zijn ook grote flatscreens typerend voor scrum-kantoren. Dat komt enerzijds doordat IT de aanjager van de ontwikkeling is, en anderzijds, omdat steeds meer Digital Natives van generatie Y in scrum-teams werken en zij met digitale technologieën zijn opgegroeid. Bovendien worden de screens gebruikt om de actuele stand van het project te visualiseren. Een ander kenmerk is de radicale vermindering van opbergruimtes, omdat steeds meer toevlucht wordt genomen tot oplossingen voor elektronische archivering van gegevens." 

Op uw plaatsen! Klaar! Scrum?! De praktijktest

Het is de vraag of rugby ook in het dagelijks leven van het projectmanagement functioneert: 

Integrale beschouwingswijze 

De introductie van scrum verloopt niet vanzelf en brengt een heleboel omschakelingen in de organisatie en in het verloop van de productontwikkeling met zich mee. Het is belangrijk om de scrum niet als individuele oplossing te zien, maar om te zorgen voor een integrale toepassing in het hele bedrijf of op complete afdelingen. 

Het komt aan op de bedrijfscultuur

De omschakeling naar scrum management plaatst bedrijven in de praktijk voor een grote uitdaging en functioneert alleen in combinatie met de passende bedrijfscultuur, die zich onderscheidt door platte hiërarchieën, een hoge mate van zelforganisatie evenals verantwoordelijkheidsbesef van de medewerkers en vertrouwen van de kant van de leidinggevenden. 

Net als bij een teamsport: het moet klikken

De rollen van de teamleden moeten duidelijk zijn gedefinieerd. Alle betrokkenen handelen op ooghoogte en wisselen voortdurend met elkaar van gedachten. Dat vereist dat het team menselijk en vakinhoudelijk goed met elkaar kan omgaan. Open communicatie is een must. 

Meetings, meetings, meetings

De vele meetings zijn echte tijdvreters, maar de directe afstemming bij de ontmoetingen vervangt gewoonlijk het tijdrovend opstellen van projectschema's. 

Flexibel maar ook weer niet...

Vaak is scrum management in een bedrijf echter helemaal niet mogelijk omdat het projectteam ruimtelijk gescheiden werkt. In dat geval zijn technische oplossingen zoals videoconferentiesystemen en Instant Messenger onvermijdelijk. Virtuele meetings mogen echter geen permanente oplossingen worden, omdat persoonlijke interactie tussen de teamleden essentieel is voor het succes van het Project. 

… maar wanneer het dan past: onoverwinnelijk

De omschakeling vereist bereidheid om te veranderen en uithoudingsvermogen van alle betrokkenen, maar zal op de lange termijn de kwaliteit van de resultaten, productiviteit en samenwerking in beslissende mate verhogen. Dankzij de gezamenlijke strijd om het zelf vastgelegde sprintdoel te bereiken, verspreidt zich in het bedrijf bovendien een hoge mate van teamspirit en de motivatie van de medewerkers wordt versterkt.

 

Magazine abonneren

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager