Magazine Contact #22 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Niet storen a.u.b.! Privésfeer in het Open Office.

Magazine Contact #22

Samen ben je minder alleen! Wat betreft de actuele situatie in Open Offices slaat de titel van de bestseller van de Franse schrijfster Anna Gavalda de spijker op z'n kop, want in de Open Space ben je altijd in goed gezelschap! Dat zijn droomvoorwaarden voor teamwerk, maar hoe is de situatie bij taken die een hoge concentratie vergen? En hoe laat de individuele privésfeer zich in de Open Space integreren?

De grote trend van de afgelopen jaren in de moderne Office-architectuur waren flexibele ruimteconcepten die de samenwerking van medewerkers ondersteunen. Er moesten communicatieslagbomen en barrières worden doorbroken, en de kantoorinrichting veranderde van gesloten ruimtes naar open vlakken. Open Offices zijn net als voorheen de ideale plek voor effectief werken in teams, maar bij al deze voordelen schiet een basisbehoefte er steeds meer bij in: onze privésfeer!

Het Fraunhofer-instituut definieert in de studie "Office Settings" (2014) de rol van de werkomgeving in een hyperflexibele arbeidswereld. Naast de tevredenheid met de meubilering hebben onder andere ook mogelijkheden om zich terug te trekken voor geconcentreerd werken een immense invloed op de tevredenheid van de medewerkers met de kantooromgeving. Dit feit is vanuit de optiek van het bedrijf heel interessant, want tevreden medewerkers zijn productiever en werken gemotiveerder. In principe betekent privésfeer de mogelijkheid hebben om nabijheid en afstand, of speciale, persoonlijke informatie en omgevingsinvloeden, zelf te regelen. Toegegeven, dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan, vooral in het Open Office. In het tijdperk van de gedigitaliseerde arbeidswereld heeft intussen een andere betekenis van privésfeer vaste voet gekregen: privésfeer moet niet meer alleen territoriaal worden bekeken, dus door akoestische, ruimtelijke of visuele elementen bepaald, maar met het oog op het doorgeven van privé informatie ook sociaal en technologisch. De behoefte aan privéruimte hangt ook heel sterk af van de desbetreffende land- en bedrijfscultuur, de persoonlijkheid en actuele gemoedstoestand van de medewerker en de taak zelf. De behoefte aan ruimtes waar men zich terug kan trekken, schommelt ook in de loop van een dag, naarmate routineklussen moeten worden gedaan of werkzaamheden die een hoge concentratie vergen. Precies deze omstandigheid moet in het middelpunt van de planning van de kantoorruimte staan.

Terug de cel in? 

Vooral het moderne kenniswerk vraagt om een intensief concentratievermogen: het informatievolume groeit razendsnel en het verwerkingstempo versnelt. Om vaart te zetten achter innovaties en concurrerend te blijven, spelen echter ook snelle, spontane communicatie, samenwerking en teamwerk een zeer grote rol. Sociale contacten zijn, net als de privésfeer, een menselijke basisbehoefte en een voorwaarde voor een productieve verdere ontwikkeling van het bedrijf. De weg voert dus absoluut niet terug naar cellenkantoren. De sleutel naar succes ligt veeleer in een uitgebalanceerd ruimteconcept: elke werkplek moet een evenwichtige verhouding tussen afgeslotenheid en toegang bieden. 

Privésfeer op maat. 

Bernhard Kern, directeur van Roomware Consulting GmbH, beschrijft de gouden regel voor de integratie van privésfeer in de strategische planning van werkruimte als volgt: "Het is belangrijk om medewerkers verschillende omgevingen aan te bieden die afhankelijk van de taak een ondersteunende sfeer met verschillende open, afgeschermde en gesloten ruimtes bieden; deze gedifferentieerde werkomgevingen leveren een evenwichtig ruimteconcept op. Zo is gegarandeerd dat medewerkers de omgeving kunnen kiezen die het beste voldoet aan hun actuele behoeften of taken." Dat bevordert het welzijn en de motivatie van de medewerkers, verscherpt de Corporate Identity van het bedrijf en versterkt tevens de binding van de medewerkers aan het bedrijf, als strategisch instrument in de Employer Branding. "Daarbij is het absoluut noodzakelijk om ruimtes te ontwerpen die zowel teamwerk en uitwisseling bevorderen alsook voldoende ruimte laten voor de privésfeer van de medewerkers", aldus Kern. Wie inspiratie zoekt, komt in een levendig Working Café op creatieve ideeën, wie daarentegen geconcentreerd wil werken of in de meest ware zin van het woord een stil kamertje voor intensief nadenken zoekt, vindt zijn plekje in een Silent Room. Vertrouwelijke aangelegenheden worden in vergaderruimtes of aparte kantoortjes besproken die indien nodig voor alle medewerkers ter beschikking staan. Routineklussen kunnen zonder problemen in de Open Space worden gedaan: zo staat men ook open voor ongedwongen communicatie die zo belangrijk is voor de kennisoverdracht in bedrijven. 

Duidelijke regels en duidelijke cultuur.

Naast een doordachte zonering van de kantoorruimtes zijn duidelijke regels en een duidelijke cultuur beslissend: bedrijven kunnen regels vastleggen die acceptabel gedrag met betrekking tot de privésfeer van medewerkers waarborgen. Twee voorbeelden: 

  • Telefoongesprekken op de werkplek worden kort gehouden. Voor langere gesprekken moeten de daarvoor bestemde zones worden gebruikt.
  • De beltoon van het mobieltje is op kantoor op zacht of stil gezet. Een trilalarm maakt attent op binnenkomende oproepen.

Natuurlijk moeten deze regels ook door leidinggevenden worden nageleefd, dat verhoogt de acceptatie door de medewerkers. Samenvattend kan worden geconstateerd dat het naast ruimteconcept en regels ook belangrijk is het eigen gedrag te reflecteren en open te communiceren, want alleen wie zelf met de mensen om zich heen rekening houdt, kan dit ook van zijn collega's verwachten.

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager