Vergaderen in een schommelstoel: Activity Based Working.
Magazine contact #23
De vergadering is net begonnen. Gepland is een tijd van 15 minuten. In plaats van naar de vergaderkamer te gaan, hebben de collega's zich verzameld rond een staande lessenaar. Het materiaal waarvan de tafel is gemaakt, ziet er vertrouwd uit. Niet zo vreemd, want de gele 3-SO bekistingsplaten worden over de hele wereld gebruikt op plekken waar beton wordt gestort, van het eengezinshuis in Neder-Oostenrijk, via het World Trade Center op Ground Zero tot de 828 meter hoge Burj Khalifa in Dubai. “De kwalitatief uitstekende bekistingsplaat die aan bijzondere eisen voldoet en steeds weer opnieuw kan worden gebruikt”, zoals de reclamebrochure van marktleider Doka het uitdrukt. De catalogus maakt waar wat hij belooft. “Natuurlijk verheugen wij ons over de mooie, frisse nieuwe vormgeving van ons kantoor", zegt Evi Roseneder, Head of Corporate Communication. Samen met haar ongeveer 50 collega's en medewerkers van de afdeling Productmanagement en Marketing zit zij in het nieuwe kantoor van bijna 700 vierkante meter in wat vroeger de feestzaal van het gebouw was. “Maar het bijzondere aan ons nieuwe kantoor is niet alleen de vormgeving van de open en grote kantoorruimten, maar ook de implementatie van een geheel nieuwe werkomgeving. Iedereen werkt daar waar hij het net prettig vindt.”
Activity Based Working, afgekort ABW, is office-jargon voor de nieuw vorm van samenwerken. Dit houdt in dat er een ruim aanbod is aan verschillend ingerichte werkplekken in plaats van vast toegewezen bureaus. Maar in tegenstelling tot het klassieke desk-sharing, dat al langer gemeengoed is, ligt bij ABW de nadruk op de keuze van de werkplek die past bij het taakprofiel van de activiteit. Of, zoals Evi Roseneder het uitdrukt, “Het maakt verschil of ik brainstorm of concepten bespreek in een groep, of dat ik een vertrouwelijk gesprek onder vier ogen moet voeren. De eisen die worden gesteld aan de werkplek zijn steeds anders.” De begeleiding van de verbouwing vond plaats in de vorm van een change-management proces dat werd uitgevoerd door M.O.O.CON, het Weense organisatieadviesbureau. De onderneming die in 1998 werd opgericht, heeft al tal van ondernemingen ter zijde gestaan en heeft ook reeds ABW offices uitgevoerd. “Activity Based Working is niets anders dan de denkbeeldige overgang van mijn bureau naar ons kantoor", legt Bernhard Herzog uit, hoofd van de afdeling onderzoek en ontwikkeling bij M.O.O.CON. “Het is van belang dat er bij het werk dat moet worden gedaan, ook een knop in het hoofd wordt omgedraaid. In het ideale geval worden de medewerkers actiever en levendiger. Ze beleven niet alleen een gezondere werkdag, maar nemen ook intensiever deel aan het hele communicatieproces. Maar, volgens Herzog, mag de invoering van ABW niet gepaard gaan met het primaire verlangen naar efficiëntie en ruimtebesparing. “Geen enkele werkgever doet zo iets uit menslievendheid. Dat mag duidelijk zijn. Maar ik waarschuw ervoor deze factoren op de voorgrond te plaatsen. Dan heb je al verloren. In eerste instantie moet het erom gaan de medewerkers een nieuwe manier van werken te bieden, met schoonheid, communicatie en misschien ook met iets meer dagelijks plezier. Hoe gevarieerder en levendiger het aanbod van verschillende werkplekken is, des te beter.” Dat weet ook Barbara Masser-Mayerl. De communicatiemanager bij het farmaceutische bedrijf Glaxo Smith Kline Österreich in de Weense Euro Plaza heeft het change-management proces als zeer intensief ervaren.
Wojciech Czaja