Magazine contact #23 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Vergaderen in een schommelstoel: Activity Based Working.

Magazine contact #23

Waar ben ik net mee bezig? Welke eisen stel ik aan de ruimte? Hoe ziet de ideale plek voor deze activiteit er uit? Met deze vragen houdt Activity Based Working zich bezig. Wij hebben ons oor te luisteren gelegd en al datgene verzameld waar men bij de implementatie van ABW op moet letten.

De vergadering is net begonnen. Gepland is een tijd van 15 minuten. In plaats van naar de vergaderkamer te gaan, hebben de collega's zich verzameld rond een staande lessenaar. Het materiaal waarvan de tafel is gemaakt, ziet er vertrouwd uit. Niet zo vreemd, want de gele 3-SO bekistingsplaten worden over de hele wereld gebruikt op plekken waar beton wordt gestort, van het eengezinshuis in Neder-Oostenrijk, via het World Trade Center op Ground Zero tot de 828 meter hoge Burj Khalifa in Dubai. “De kwalitatief uitstekende bekistingsplaat die aan bijzondere eisen voldoet en steeds weer opnieuw kan worden gebruikt”, zoals de reclamebrochure van marktleider Doka het uitdrukt. De catalogus maakt waar wat hij belooft. “Natuurlijk verheugen wij ons over de mooie, frisse nieuwe vormgeving van ons kantoor", zegt Evi Roseneder, Head of Corporate Communication. Samen met haar ongeveer 50 collega's en medewerkers van de afdeling Productmanagement en Marketing zit zij in het nieuwe kantoor van bijna 700 vierkante meter in wat vroeger de feestzaal van het gebouw was. “Maar het bijzondere aan ons nieuwe kantoor is niet alleen de vormgeving van de open en grote kantoorruimten, maar ook de implementatie van een geheel nieuwe werkomgeving. Iedereen werkt daar waar hij het net prettig vindt.”

Activity Based Working, afgekort ABW, is office-jargon voor de nieuw vorm van samenwerken. Dit houdt in dat er een ruim aanbod is aan verschillend ingerichte werkplekken in plaats van vast toegewezen bureaus. Maar in tegenstelling tot het klassieke desk-sharing, dat al langer gemeengoed is, ligt bij ABW de nadruk op de keuze van de werkplek die past bij het taakprofiel van de activiteit. Of, zoals Evi Roseneder het uitdrukt, “Het maakt verschil of ik brainstorm of concepten bespreek in een groep, of dat ik een vertrouwelijk gesprek onder vier ogen moet voeren. De eisen die worden gesteld aan de werkplek zijn steeds anders.” De begeleiding van de verbouwing vond plaats in de vorm van een change-management proces dat werd uitgevoerd door M.O.O.CON, het Weense organisatieadviesbureau. De onderneming die in 1998 werd opgericht, heeft al tal van ondernemingen ter zijde gestaan en heeft ook reeds ABW offices uitgevoerd. “Activity Based Working is niets anders dan de denkbeeldige overgang van mijn bureau naar ons kantoor", legt Bernhard Herzog uit, hoofd van de afdeling onderzoek en ontwikkeling bij M.O.O.CON. “Het is van belang dat er bij het werk dat moet worden gedaan, ook een knop in het hoofd wordt omgedraaid. In het ideale geval worden de medewerkers actiever en levendiger. Ze beleven niet alleen een gezondere werkdag, maar nemen ook intensiever deel aan het hele communicatieproces. Maar, volgens Herzog, mag de invoering van ABW niet gepaard gaan met het primaire verlangen naar efficiëntie en ruimtebesparing. “Geen enkele werkgever doet zo iets uit menslievendheid. Dat mag duidelijk zijn. Maar ik waarschuw ervoor deze factoren op de voorgrond te plaatsen. Dan heb je al verloren. In eerste instantie moet het erom gaan de medewerkers een nieuwe manier van werken te bieden, met schoonheid, communicatie en misschien ook met iets meer dagelijks plezier. Hoe gevarieerder en levendiger het aanbod van verschillende werkplekken is, des te beter.” Dat weet ook Barbara Masser-Mayerl. De communicatiemanager bij het farmaceutische bedrijf Glaxo Smith Kline Österreich in de Weense Euro Plaza heeft het change-management proces als zeer intensief ervaren.

 “In de oude vestiging in Wien-Auhof waren de medewerkers gewend aan kantoren voor één of meerdere personen", vertelt Masser-Mayerl. “De kantoortuin met desk-sharing was een hele schok voor ons. Maar met de juiste voorbereiding kan een dergelijk proces tot een goed einde worden gebracht.” De verandering werd intensief begeleid en nam anderhalf jaar in beslag. De medewerkers werden niet alleen betrokken bij de keuze van de meubels, maar ook bij de vormgeving, inrichting en naamgeving van de afzonderlijke vergaderruimten. Vandaar dat deze nu namen dragen als Wald, Wiese, Oase, Raumschiff, Wuzzler und Steh-Achterl (bos, weide, oase, ruimteschip, tafelvoetbal, glaasje wijn). “Het belangrijkste is dat Activity Based Working bij het bedrijf past", legt Bernhard Kern uit, Directeur van Roomware Consulting GmbH, die haar klanten ondersteunt bij de realisatie van ABW concepten. “Als iemand in het working-café staat, of in een silent booth zit zonder dat dit wordt gezien als werktijd en een creatieve prestatie, dan zou ik het bedrijf afraden deze stap te zetten.” Een dergelijk concept is vooral zinvol als de medewerkers creatief, geconcentreerd op een project en in eigen verantwoordelijkheid kunnen handelen. In zo'n geval betekent ABW voor het bedrijf een enorme winst aan communicatie en kwaliteit. Het advies van Astrid Zuwa, directrice van de designfunktion Gesellschaft voor moderne kantoor- en woninginrichting, luidt: “Voordat men over de invoering van ABW begint na te denken, raad ik aan de eigen core-business en de eigen bedrijfscultuur te analyseren. Bij een concern waar een 9-tot-5-mentaliteit heerst, is ABW niet echt zinvol.” Maar als de werkcultuur bij de bedrijfscultuur past, kan volgens Astrid Zuwa Activity Based Working niet ver genoeg gaan. “Als iets bevalt, mag het ook. Wij hebben al advocatenkantoren met douches, vergaderruimten met slaapsofa's en chill-out areas met hangmatten ontworpen.” Een actueel en veel besproken voorbeeld van ABW is de onlangs geopende Erste-Campus in het Quartier Belvedere in Wenen. In samenwerking met het Berlijnse bureau voor interior design Kinzo werd er voor de rond 4.500 medewerkers een open-space concept met Activity Based Working ontwikkeld. “Wij hebben een kijkje genomen bij verschillende bedrijven in Scandinavië, Duitsland en Zwitserland”, vertelt Ursula Kuntner, People Stream Lead en hoofdverantwoordelijke voor de invoering van DNA (De Nieuwe Arbeidswereld). “De beste ervaringen van deze reis hebben we vervolgens opgenomen in een eigen concept dat bij ons aansluit.” Het resultaat is een mix van het klassieke desk-sharing concept en een heterogene, zeer afwisselende centrale zone met vele verschillende werkmogelijkheden. Er zijn mensen die aan me-desks zitten, anderen weer zitten op akoestisch afgeschermde we-plekken, weer anderen hebben plaatsgenomen in fauteuils onder een rubberboom. “Er is een heerlijke sfeer gecreëerd waarin mensen zich prettig voelen”, vertelt Ursula Kuntner. “Maar het komt ook door onze zeer intensieve vormgeving van het proces.” Speciaal aangestelde DNA-ambassadeurs hebben tijdens de fase van planning en uitvoering gefungeerd als bemiddelaars tussen planners, directie en personeel en hebben angsten en wensen geïnventariseerd. “Het is nooit gemakkelijk afstand te doen van oude gewoonten. Maar nu kan ik toch wel zeggen dat de communicatie beter is geworden en dat de eigenverantwoordelijkheid van de medewerkers, voorbij aan de hiërarchieën, duidelijk is toegenomen. Wat niet zo lang geleden nog met angst en zorgen werd bezien, is nu in de meeste gevallen een uitdrukking van trots en vreugde.”

Wojciech Czaja

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager