Vergaderen in een schommelstoel: Activity Based Working.

 “In de oude vestiging in Wien-Auhof waren de medewerkers gewend aan kantoren voor één of meerdere personen", vertelt Masser-Mayerl. “De kantoortuin met desk-sharing was een hele schok voor ons. Maar met de juiste voorbereiding kan een dergelijk proces tot een goed einde worden gebracht.” De verandering werd intensief begeleid en nam anderhalf jaar in beslag. De medewerkers werden niet alleen betrokken bij de keuze van de meubels, maar ook bij de vormgeving, inrichting en naamgeving van de afzonderlijke vergaderruimten. Vandaar dat deze nu namen dragen als Wald, Wiese, Oase, Raumschiff, Wuzzler und Steh-Achterl (bos, weide, oase, ruimteschip, tafelvoetbal, glaasje wijn). “Het belangrijkste is dat Activity Based Working bij het bedrijf past", legt Bernhard Kern uit, Directeur van Roomware Consulting GmbH, die haar klanten ondersteunt bij de realisatie van ABW concepten. “Als iemand in het working-café staat, of in een silent booth zit zonder dat dit wordt gezien als werktijd en een creatieve prestatie, dan zou ik het bedrijf afraden deze stap te zetten.” Een dergelijk concept is vooral zinvol als de medewerkers creatief, geconcentreerd op een project en in eigen verantwoordelijkheid kunnen handelen. In zo'n geval betekent ABW voor het bedrijf een enorme winst aan communicatie en kwaliteit. Het advies van Astrid Zuwa, directrice van de designfunktion Gesellschaft voor moderne kantoor- en woninginrichting, luidt: “Voordat men over de invoering van ABW begint na te denken, raad ik aan de eigen core-business en de eigen bedrijfscultuur te analyseren. Bij een concern waar een 9-tot-5-mentaliteit heerst, is ABW niet echt zinvol.” Maar als de werkcultuur bij de bedrijfscultuur past, kan volgens Astrid Zuwa Activity Based Working niet ver genoeg gaan. “Als iets bevalt, mag het ook. Wij hebben al advocatenkantoren met douches, vergaderruimten met slaapsofa's en chill-out areas met hangmatten ontworpen.” Een actueel en veel besproken voorbeeld van ABW is de onlangs geopende Erste-Campus in het Quartier Belvedere in Wenen. In samenwerking met het Berlijnse bureau voor interior design Kinzo werd er voor de rond 4.500 medewerkers een open-space concept met Activity Based Working ontwikkeld. “Wij hebben een kijkje genomen bij verschillende bedrijven in Scandinavië, Duitsland en Zwitserland”, vertelt Ursula Kuntner, People Stream Lead en hoofdverantwoordelijke voor de invoering van DNA (De Nieuwe Arbeidswereld). “De beste ervaringen van deze reis hebben we vervolgens opgenomen in een eigen concept dat bij ons aansluit.” Het resultaat is een mix van het klassieke desk-sharing concept en een heterogene, zeer afwisselende centrale zone met vele verschillende werkmogelijkheden. Er zijn mensen die aan me-desks zitten, anderen weer zitten op akoestisch afgeschermde we-plekken, weer anderen hebben plaatsgenomen in fauteuils onder een rubberboom. “Er is een heerlijke sfeer gecreëerd waarin mensen zich prettig voelen”, vertelt Ursula Kuntner. “Maar het komt ook door onze zeer intensieve vormgeving van het proces.” Speciaal aangestelde DNA-ambassadeurs hebben tijdens de fase van planning en uitvoering gefungeerd als bemiddelaars tussen planners, directie en personeel en hebben angsten en wensen geïnventariseerd. “Het is nooit gemakkelijk afstand te doen van oude gewoonten. Maar nu kan ik toch wel zeggen dat de communicatie beter is geworden en dat de eigenverantwoordelijkheid van de medewerkers, voorbij aan de hiërarchieën, duidelijk is toegenomen. Wat niet zo lang geleden nog met angst en zorgen werd bezien, is nu in de meeste gevallen een uitdrukking van trots en vreugde.”

Wojciech Czaja