Magazine Contact #26 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Om een lang verhaal kort te maken. Meetingtijd efficiënt benutten.

Magazine Contact #26

Te lang, geen structuur, geen resultaat: veel meetings zijn net zo slecht als hun reputatie en zorgen zo voor een erg slechte stemming onder leidinggevenden en medewerkers. Daarbij zijn meetings een echte kans voor meer cohesie en productiviteit in het bedrijf.

Waar anders kunnen zo eenvoudig ideeën ontwikkeld, meningen gevraagd en informatie uitgewisseld worden dan bij direct contact? Maar ook hier geldt: kwaliteit vóór kwantiteit. Tijd om eens de eigen meetingcultuur en haar uitwerkingen op de efficiëntie van meetings onder de loep te nemen. In het ideale geval dienen meetings ervoor de creativiteit en productiviteit van teams te verhogen en leggen de basis voor coöperatief en resultaatgericht teamwerk. De meetingcultuur van een bedrijf heeft daarmee een werking die verder reikt dan de vergaderruimte. Het is dus de moeite waard om eens nauwkeuriger te kijken naar alle kwalitatieve en kwantitatieve vergaderkenmerken en de juiste meetingcultuur voor het eigen bedrijf te ontwikkelen. Overwegingen met betrekking tot frequentie, duur en keuze van de locatie en deelnemers behoren daar net zo goed bij als de definitie van "spelregels" voor de meetings zelf. De realiteit ziet er helaas vaak anders uit: meetings, te vaak belegd, zonder structuur en zonder resultaat of urenlange zwetsrondes: dan liggen frustratie en onverschilligheid geheid op de loer. Inefficiënte vergaderingen zijn een verspilling van individuele werktijd, groepswerktijd en in het ergste geval zelfs van allebei.

Daarbij komt: frequente meetings fragmenteren de werkdag, de veelbesproken flow-toestanden of Deep-Work-fasen waarin men zich langer en zonder afleiding helemaal in zijn taken kan verdiepen, worden steeds schaarser. En wat doen medewerkers om ongestoord te kunnen werken en taken die zijn blijven liggen, te kunnen afwerken? Ze offeren steeds vaker hun vrije avond of het weekend op. Een feit dat medewerkers niet alleen ontevreden maakt, maar ook de waarschijnlijkheid van verloop en burn-out verhoogt.

 

Minimalisme à la Google en Apple cum sui.

Toen mede-oprichter van Google, Larry Page, in het voorjaar van 2011 weer de bedrijfsvoering bij Google op zich nam, legde hij een leidraad voor het hele bedrijf vast. Sindsdien geldt: geen meeting zonder doel of beleidsmaker, nooit meer dan tien deelnemers en elke persoon moet zijn bijdrage leveren – of wegblijven van de vergadering. Ook Apple-oprichter Steve Jobs volgde het minimalismeprincipe en trok de uitnodiging voor personen die hij bij besprekingen niet noodzakelijk achtte, vriendelijk maar beslist weer in. Deze principes van de technologiereuzen volgen tegenwoordig veel jonge start-ups, en met succes.

 

Ingrediënten voor meer efficiëntie en concentratie..
Dit even vooraf: de behoefte aan en de organisatie van vergaderingen zijn net zo individueel als elk bedrijf. Er is daarom geen algemeen geldend "succesrecept" voor efficiënte meetings. Best-Practice-voorbeelden uit verschillende branches laten echter zien dat er enkele regels zijn om de meetings efficiënter en deelnemers geconcentreerder te laten worden.

 

Geen meeting omwille van de meeting.
Is er een onderwerp dat moet worden besproken? Welk doel heeft de gemeenschappelijke afspraak? Blijft het antwoord op deze vragen uit, dan is het tamelijk zeker dat de meeting niet nodig is.

 

Geen meeting zonder agenda.
Zonder vaste agendapunten bestaat het gevaar van oeverloze discussies zonder echte resultaten. Naast de onderwerpen moeten daarbij vooral de doelen worden vastgelegd die met de meeting moeten worden bereikt. En: de agenda bepaalt de deelnemers..

 

Nieuwe ruimtes.
Niet elke vergaderruimte is hetzelfde. De inrichting van de ruimtes heeft een enorme invloed op de creativiteit en concentratie van de deelnemers. Voor creatieve meetings zijn dus andere ruimtes nodig dan voor bestuursvergaderingen. De klassieke vergaderruimte krijgt steeds meer concurrentie van nieuwe, onconventionele samenwerkingszones waar brainstorming en de ongedwongen, snelle uitwisseling van gedachten in een aangename sfeer mogelijk zijn

 

Standup meetings.
Ook nieuwe vormen als standup of walking meetings kunnen resulteren in meer beweeglijkheid en creativiteit in het team. Groepen die staand vergaderen, hebben gemiddeld 34% minder tijd nodig om beslissingen te nemen (bron: studie van de University of Missouri).

  

Vastgelegde tijden
"Werk dijt uit naar de beschikbare tijd", luidt de eerste wet van Parkinson. Voor meetings moeten daarom vaste tijdskaders worden vastgelegd.

 

Structuur, structuur, structuur
Naast concrete doelen en een dienovereenkomstige agenda leven constructieve meetings vooral van een voorzitter die de vergadering vorm geeft, die let op het naleven van de afgesproken vergaderregels, meningen samenvat, zwetsers afremt en ook "stille wateren" kan prikkelen om een mening te geven.

"De grootste werkende kracht voor een goede meetingcultuur is de visualisatie", weet Florian Grolman, directeur en senior partner van het Berlijnse organisatie- adviesbureau initio (bron: Harvard-Business- Manager, oktober 2017). Daarbij horen flipcharts en prikborden evenals elektronische media voor presentatie en visualisatie. Niet in de laatste plaats ook de notulen waarin de belangrijke resultaten in de vorm van besluiten en to-do's worden vastgelegd.

 

Geen efficiëntie zonder cultuur
Om een nieuwe meetingcultuur te vestigen, is een gestructureerd proces nodig waarbij teams, afdelingen of het hele bedrijf hun meetings analyseren, beoordelen en op basis van de resultaten nieuwe wegen bewandelen. De werking van meetings, zowel goede als slechts, is verreikend. Het loont dus de eigen meetingcultuur en haar elementen nader onder de loep te nemen en de moed te hebben deze individueel bij te stellen. Goede meetings kunnen een baanbreker naar een beter arbeidsleven zijn: op naar een hogere productiviteit, nauwere samenwerking, meer open en eerlijkere communicatie en uiteindelijk meer tevredenheid in het werk.

 

Efficiëntere meetings in 5 stappen.

 

  1. Zijn oor te luisteren leggen
    Indrukken van de medewerkers verzamelen: enquêtes en interviews gebruiken om achter de mening van de afzonderlijke teamleden te komen. Door eerlijke feedback wordt de volle omvang van de tekorten in de meetingcultuur zichtbaar.

  2. Analyseren
    Gezamenlijke analyse en bespreking van de verzamelde informatie: wat werkt, wat niet? De discussie over de resultaten van de enquête of het interview moet open en zakelijk worden gevoerd.

  3. Doelen stellen
    Definitie van gezamenlijke, persoonlijk relevante doelen. Medewerkers zijn gemotiveerder, wanneer ze persoonlijk profiteren van groepsinitiatieven. Mogelijk doel kan het vastleggen van meetingvrije dagen of individueel vastgelegde periodes zijn.

  4. Doelen nastreven
    Concrete en meetbare doelen stellen en de voortgang regelmatig controleren en vastleggen. Eerste successen worden daardoor relatief snel zichtbaar, duidelijk herkenbare tegenslagen maken correcties mogelijk..

  5. Reflecteren
    Regelmatige feedbackrondes in de groep waarbij open de balans wordt opgemaakt: hoe voelen de medewerkers zich tijdens de meetings, hoe staan ze t.o.v. het arbeidsproces in het algemeen? Het kost tijd om processen en gedrag te veranderen

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager.