Magazine Contact #28 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Open Units in plaats van Open Space.

Magazine Contact #28

Het begrip 'Open Space' is absoluut de trend. Voor de een gaat het om een boeiende visie in een gedigitaliseerde arbeidswereld. Voor de ander lijkt het eerder een gevaarlijke dreiging die met kantoortuin en Desksharing wordt gelijkgesteld. Hoeveel openheid heeft dus een modern kantoor nodig? Een kritische analyse tussen vergissingen en misleiding.

Om mogelijke antwoorden te naderen, moeten we eerst eens de vraag stellen waar en hoe kantoormensen tegenwoordig eigenlijk werken. Het kan weliswaar niet allemaal over één kam worden geschoren – een buitendienstmedewerker heeft nu eenmaal een geheel andere daginvulling dan een boekhouder – toch is het zo dat vaste werkplekken in de loop van een werkweek gemiddeld nog maar voor een derde worden gebruikt. De resterende twee derde brengen we dus weg van het (eigen) bureau door in meetings, pauzezones, Coworking-zones, op het thuiskantoor of onderweg. De lijst kan nog worden aangevuld. De vakwereld heeft daarvoor het begrip "Activity Based Working" geformuleerd: we gebruiken de werkplekken die voor onze actuele bezigheid het beste geschikt zijn.

 

Kamerkantoor of kantoortuin: welke kantoorvorm is beter?

"Nou, dat is beslist de foute vraag", vindt Bernhard Kern, directeur van Roomware Consulting, een bedrijf dat zich bezighoudt met het ontwikkelen en ontwerpen van kantoren: "Het juiste kantoorconcept wordt door de betreffende organisatie bepaald en moet bij de bedrijfscultuur passen. De beslissing over de kantoorvorm gaat altijd hand in hand met toekomstige werkwijzen."

Kantoortuinen zijn bij veel bedrijven erg populair, omdat ze – weinig verrassend – goedkoper zijn. Een vuistregel luidt dat de oppervlaktekosten ongeveer een derde lager zijn dan bij kantoorgebouwen met klassieke kamerstructuren. Tegenover dit economische aspect staan in elk geval echter veel negatieve dingen. Dan helpt ook een ander etiketje zoals Open Space niet. De problemen in de Open Space zijn bekend en er kan maar lastig grip op worden gekregen: lawaaibelasting, concentratiestoornissen en – wat enigszins paradox klinkt, wordt echter als groot voordeel verkocht – de belemmering van de communicatie: in een actuele Harvard-studie werd vastgesteld dat de persoonlijke gesprekken in Open Spaces – in de zin van kantoortuinen – in vergelijking met klein opgezette kantoren met tot wel 70 procent zijn afgenomen. Tevens nam de digitale communicatie via messenger of e-mail met 67 procent toe. Het resultaat: de medewerkers verstoppen zich achter hun computers, kruipen onder koptelefoons en doen hun werk zwijgend.

Gaan we dus terug naar het traditionele kamerkantoor? Met een groot bureau en overvloedige strekkende meters aan opbergruimte? Dacht het niet, ook al is het kamerkantoor bij de medewerkers net als voorheen de populairste kantoorvorm. Volgens het Fraunhofer Institut werkt altijd nog circa 50 procent in klassieke kantoren met kamerstructuren. Nog afgezien van het feit dat elke verandering eerst eens sceptisch wordt bekeken. Net als voorheen is het kamerkantoor voor veel medewerkers de manifestatie van hiërarchie, status en aanspraak.

Maar ook in het klassieke kamerkantoor wegen de negatieve aspecten zwaar: in veel bedrijfssectoren belemmeren de starre kamerstructuren moderne, op samenwerking gerichte arbeidsprocessen. Daarbij komen hoge bouwkosten en een slechte oppervlakte-efficiëntie – en dat, zoals hierboven al gezegd, bij een daadwerkelijke aanwezigheid op de werkplek van nauwelijks meer dan 30 tot 50 procent.

 

Weliswaar wordt geconcentreerd werken in 1-persoonskamers zeker ondersteund, in 2- of 4-persoonskamers ziet de situatie er weer heel anders uit: hier wordt communicatie of het daarmee gepaard gaande lawaai zelfs als meer storend ervaren dan het basis-geluidsniveau in open ruimtestructuren.

Het paradoxale aan de discussie "kantoortuin versus kamerkantoor" is dus dat de vermoede sterke punten van de betreffende kantoorvorm in werkelijkheid precies als tegendeel worden ervaren.

 

Open Units brengen communicatie en concentratie in balans..

Futuroloog Sven Gabor Janszky gaat in zijn boek "2025 – So arbeiten wir in der Zukunft" (2025 - zo werken wij in de toekomst) ervan uit dat er in de toekomst drie belangrijke ruimtescenario's in kantoorgebouwen zullen zijn: Silent Rooms voor uiterst geconcentreerd werken, hightech communicatieruimtes voor reële en virtuele meetings, en Coworking Spaces die een ideale omgeving voor het samenwerken bieden. Terwijl de eerste twee ruimtescenario's als klassieke kameroplossingen zijn ontworpen, laten Coworking-zones een grote organisatorische en vormgevende speelruimte voor de ruimtelijke realisatie toe. Daarbij moet in de regel op één ding worden gelet: ze zijn noch kantoortuin noch kamerkantoor. Experts als de architect Martin Stara uit Praag, wiens architectuurbureau Studio Perspektiv is gespecialiseerd in New-Work-kantoorconcepten, spreken hier van Open Units. Bedoeld worden opnieuw gedimensioneerde, klein gestructureerde, maar toch open ruimtezones die vooral gericht zijn op samenwerking: projectruimtes, bibliotheken, workcafés, communicatie-eilanden, nissen om zich terug te trekken, teamkantoren, lobbies, tuinen, woonkamers enz.; de vormgevende mogelijkheden om deze te realiseren, zijn ongelooflijk divers. Open Units zijn bedoeld als antwoord op Activity Based Working. Ze creëren de vrijheid om de ideale werkplek voor het werk te kiezen. Het gepersonaliseerde bureau speelt daarbij nog maar een ondergeschikte rol. Opbergruimte een nog veel kleinere, want notebook en cloud nemen deze functie op zich.

Open Units zijn een integraal bestanddeel van een open ruimteconcept, maar in kleinere ruimtelijke units gestructureerd, verdeeld en – afhankelijk van doel – min of meer sterk visueel en akoestisch afgeschermd. De Unit-gedachte zoals men deze uit de organisatieleer kent, wordt ook ruimtelijk gerealiseerd. Het voornaamste voordeel voor deze organisatorische units is gelegen in het ondersteunen van de samenwerking. Bij creatieve innovatieprocessen bevorderen de Units enerzijds de openheid van het denken en bieden anderzijds de noodzakelijke afscherming om geconcentreerd team- en projectwerk mogelijk te maken.

Blijft nog het argument van kosten en de vraag hoe men de financiële speelruimte voor de extra in te richten Open Units voor elkaar krijgt. Door in verregaande mate af te zien van dure, oppervlakte vretende kamerkantoren bij een gelijktijdige nieuwe dimensionering van de klassieke werkplekken – hetzij door Desksharing of besparen op niet meer noodzakelijke opbergruimtes – zou dat gemakkelijk moeten kunnen.

 

© Visualisatie: Studio Perspektiv, Praag

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager