Magazine Contact #29 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Kantoorcultuur: ruimte voor medewerkers: instructiehandleiding voor siësta en ballenbak.

Magazine Contact #29

Bedrijfscultuur klinkt goed. Laten we gewoon leuke ruimten voor onze medewerkers maken! Maar opgelet: zo eenvoudig is dat niet. Het ruimtelijke aanbod moet in elk geval op de ziel van het bedrijf worden afgestemd.

Voor de meeste mensen die naar Thailand reizen, is het adres Chaeng Wattana gekoppeld aan slechte ervaringen. De lange straat in het noorden van Bangkok is een test voor de zenuwen, maar hier bevindt zich wel het Ministerie van Buitenlandse Zaken met instellingen voor visumaanvragen en werk- en verblijfsvergunningen. Hier moet u gemiddeld meerdere uren wachten.

 

Sinds enkele maanden kan het lange wachten echter in de waarste zin van het woord worden versneld. Op de tweede verdieping van het reusachtige Ratthaprasanabhakti-gebouw, met een bedekt atrium met ruimte voor vakbeurzen en evenementen, is een 412 meter lange loopband met in totaal drie banen ingericht. Pictogrammen op de vloer geven informatie over de te kiezen snelheid: walking, jogging, running. Via een app, die u op uw smartphone kunt installeren, kunt u dat wat u aflegt bijhouden, meten en opslaan. Op informatieschermen op de route staat uw naam gemarkeerd.

 

“Sky Running” is de officiële titel van deze indoor-installatie. Het is een van de uniekste projecten van de vastgoedontwikkelaar Dhanarak Asset Development in Bangkok en trekt ook veel media-aandacht. Een belangrijk aspect hierbij is, dat de loopband niet alleen beschikbaar is voor de medewerkers, maar ook voor cliënten en mensen die een visum of vergunning komen aanvragen. Ook gasten die liever in de airconditioning bewegen in plaats van in de straten van Bangkok de uitlaatgassen te inhaleren, zijn van harte welkom.

 

De ruimte als belofte

 

“Een geweldig project”, zegt Martin A. Ciesielski, die in 2017 in Berlijn de ”Schule des Nichts” (school van het niets) oprichtte hier nu als Head of Nothing werkzaam is. Hij houdt zich bezig met bedrijfsadvies, social prototyping en training in digitale leidinggevende vaardigheden. “Maar dergelijke exotische aardigheden op kantoor moeten in elk geval bij de desbetreffende bedrijfscultuur passen. Als dat niet het geval is, als de loopbanden, tafelvoetbal, hangmatten, slaapnissen en ballenbakken niet de ziel van het bedrijf weerspiegelen, zal dit binnen de kortste keren leiden tot spanningen in het team.”

 

In zekere zin zegt Ciesielski dus dat dergelijke gadgets en ruimtelijke inrichtingen als belofte geïnterpreteerd moeten worden. “Een ballenbak belooft een coole, casual bedrijfscultuur, waarin het geoorloofd is op een bepaald tijdstip van de dag een pauze te nemen en tussen de plastic ballen te gaan zwemmen. Als de bedrijfscultuur deze weliswaar in materiële zin realiseerbare, maar in de regel immateriële belofte echter niet kan houden, werkt dat averechts, want dan is alles gewoon niet meer dan nep en kan dat uiteindelijk meer schade dan nut opleveren.”

 

 Ook Bernhard Kern, directeur van Roomware Consulting GmbH, waarschuwt voor te veel plezier ten koste van authenticiteit: “Er zijn echt wel bedrijven waar het bij past om een loopband, een fitnesscentrum, een glijbaan, een gondel of een door street-art-kunstenaars verfraaide keuken te installeren. Ik waarschuw echter nadrukkelijk voor het gebruik van dergelijke elementen als marketinginstrument en valse employer-branding. In ieder geval moet het ruimtelijke aanbod passen bij de ziel van het bedrijf. Eerst de cultuur, dan de ruimte.” Dat is ook van toepassing op de kantoorlay-out met Open Space-oplossingen en desk sharing met Clean Desk Policy. Volgens Kern zal een voelbare ongelijkheid tussen ruimte en cultuur vroeg of laat hoe dan ook tot conflicten leiden.

 

Het woordenboek van de siësta

 

“Werkplekken zijn in feite leefruimten. Daarin wordt de in wezen als privé bestempelde alledaagse dag voortgezet", schrijft de gepensioneerde sociaalpsycholoog en voormalig directeur van de Berlijnse Hogeschool voor Economie en Rech, Peter Heinrich, in zijn bij Springer verschenen woordenboek over micropolitiek. “De uren die iemand elke dag doorbrengt op de werkplek, zijn geleefd leven en de kwaliteit daarvan is ook afhankelijk van de aandacht die het bedrijf en de werkgevers besteden aan de vormgeving van de werkomgeving. Daarmee wordt zowel de ruimtelijk-fysieke alsook de sociaal-communicatieve omgeving bedoeld.” Op die manier bekeken, zou men met de ruimtelijkheden op kantoor de juiste weerspiegeling moeten bereiken en er vooral behoedzaam mee om moeten gaan - of het nu gaat om think-tanks, geanimeerde middenzones of contemplatieve stiltekamers voor een siësta of voor het uitoefenen van religieuze rituelen

 

Een dergelijke ervaring heeft architect Michael Anhammer, partner bij het Weense kantoor Franz&Sue, aan den lijve ondervonden. De twee kleine kantoren Franz en Sue zijn binnen korte tijd gefuseerd en gegroeid tot in totaal 50 medewerkers. In hun nieuwe bedrijfspand in de wijk Sonnwendviertel, het reusachtige stadontwikkelingsgebied in het achterland van het Weense centraal station, creëerden Franz&Sue een architectenbureau van twee verdiepingen met een arena over de gehele begane grond, gesprekscabines, spreekstpelen, twee balkons, een groot terras en zelfs twee boven elkaar aangebrachte slaapnissen, die doen denken aan een klassieke slaapwagon in de trein. Sinds begin dit jaar is het nieuwe kantoor in gebruik genomen.

 

“Wij hebben de ruimte vormgegeven en zijn daarbij uitgegaan van het feit dat de cultuur bij onze medewerkers informeel en ongecompliceerd moet zijn", zegt Anhammer. Maar toen merkte men: wat binnen een klein team goed functioneert, vereist in een kantoor met 50 man bepaalde regels en een door de leidinggevende geïnitieerd communicatieproces. “In de eerste weken wisten onze medewerkers niet of en hoe ze gebruik konden maken van de door ons gecreëerde recreatieruimten. In de tussentijd hebben wij een formaat genaamd High-Five ingericht, dat om de vier tot zes weken plaatsvindt en waarbij de vijf partners vijf gekozen afgevaardigden van het team ontmoeten. Tijdens deze ontmoetingen werken wij samen aan onze kantoorkwaliteit en organisatiecultuur. Wij hebben zo'n oral-history met onderhandelingsspeelruimte allemaal veel liever dan strenge, meetbare spelregels.”

 

Duidelijke formulering van de doelen

 

Deze processen, bevestigt ook Sabine Zinke, zijn voor elke kans binnen het bedrijf van essentieel belang: “Een ruimtelijk ideaal moet altijd in harmonie zijn met de definitie of met de verandering van een cultureel, een technisch, een economisch ideaal", zegt het hoofd van de afdeling “Arbeidsmarkten veranderen” van het Weense consultingbedrijf M.O.O.CON. “Hoe duidelijker de doelen geformuleerd worden, des te beter! Niets is contraproductiever dan lege marketingwoorden, waarvan men de inhoud niet echt goed doordacht heeft.” Dat geldt met name voor trendbegrippen zoals flexibiliteit, slim werken en transparant communiceren.

 

“Ik druk eenieder op het hart,” zegt Zinke, “om ook te denken aan de consequenties en wisselwerkingen: stel je voor het medium-management verliest zijn afzonderlijke kantoren en loopt de Open Space in: welk effect heeft dat op de alledaagse werkdag? Hoe veranderen de communicatieprocessen dan? En welke bijdrage kan men leveren om te zorgen dat medewerkers deze verandering niet als controle interpreteren?” Dat alles vraagt om communicatie, discussie en overeenstemming - bijvoorbeeld in de vorm van regelmatige neighborhood-councils.

 

Focus op de ziel

 

Dat men bij dergelijke adviesraden en strategie-workshops altijd achter de façades en schermen moet kijken, weet Jens Kapitzky, die van 2010 tot 2015 aan het hoofd van de Oostenrijkse bondsuitgeverij en tegenwoordig in Schleswig-Holstein de in organisatieadvies gespecialiseerde Metaplan-academie leidt. “Ruimte en bedrijfscultuur kunnen een schitterende harmonie met elkaar aangaan. Maar daarvoor moet men wel diep graven", zegt Kapitzky. Hij verklaart: “In elke organisatie zijn er drie niveaus en wel de showkant, de formele kant en de informele kant. Sla de showkant over! Daar vindt u meestal alleen maar naïeve loze woorden, waarmee het bedrijf zich officieel en op basis van marketing opleukt. Als er een duurzame verandering moet worden aangebracht, dan moet dit hoe dan ook aan de formele en informele kant gebeuren. En dat gaat alleen als men aandacht besteed aan de medewerkers, aan hun voorkeuren en eigenheden heel diep vanbinnen, en aan de ziel van het bedrijf - dus aan alles wat alle betroffenen merken en weten en wat nergens geschreven staat.”

 

Volgens een Gallup-studie die vorig jaar werd uitgevoerd, verricht 71 procent van de Duitsers enkel nog werk volgens voorschrift. 14 procent geeft zelfs aan vanbinnen reeds ontslag te hebben genomen. De cijfers zijn alarmerend. Er moet dringend worden gehandeld.

 

 

Wojciech Czaja

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager