Magazine Contact #29 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Smarter Ecommerce: Jonge kantoorcultuur in vintagelook.

Magazine Contact #29

Als u aankomt bij de binnenplaats van de tabakfabriek Linz, daalt er een ongewone rust over u neer. Het kabaal van de stad wordt uitgebannen door bakstenen muren en wat overblijft is de bedrijvigheid van de mensen die hier werken. Met de goederenlift gaat het naar de vierde verdieping. Vanaf daar kunt u de moderne stad zien door grote ramen, terwijl de scheuren in de oude tegels getuigen van de allang vergane industriële tijd.

Wij hebben het dienstverleningsbedrijf Smarter Ecommerce – kortweg smec – bezocht, dat zijn nieuwe hoofdkantoor in de tabakfabriek Linz heeft gevestigd. Op 1700 vierkante meter ontwikkelen 120 medewerkers softwareoplossingen voor de zoekmachinemarketing. Daarbij mogen zij zelf weten of ze in het Working Café, aan een van de vele desk-sharing-plekken of in de Silent Room werken. Directeur Jan Radanitsch begroet ons met een stuk chocoladetaart in plaats van met het standaard kopje koffie. “Vandaag vieren we ons 12-jarig jubileum.” Wat een mooie gelegenheid voor een interview over de ontwikkeling van de kantoorcultuur in de 21e eeuw.

 

In 2007 heeft u uw bedrijf samen met uw collega Christian Gorbach opgericht en 10 jaar later heeft uw bedrijf Smarter Ecommerce een nieuw kantoor in de tabakfabriek Linz. Wat was voor u het belangrijkst bij het zoeken naar een nieuwe locatie?

Omdat wij sterk zijn gegroeid, is het laatste kantoor al driekwart jaar na intrek te klein geworden. Onze afdelingen werden over verschillende verdiepingen of over andere locaties in de stad verdeeld. Onze verschillende afdelingen moeten in de softwareontwikkeling veel met elkaar bespreken en samenwerken. Daarom vond ik het belangrijk dat wij iedereen op één groot oppervlak kunnen onderbrengen en er voldoende ruimte is voor groei. Een verder criterium was dat we dicht bij het stadcentrum zitten. Ik vind het fijn om na werktijd naar buiten te lopen waar het stadsleven op mij wacht. In de tabakfabriek Linz heeft het campuskarakter zich bovendien in de afgelopen twee jaar sterk verder ontwikkeld.

 

Wat vond u met name belangrijk bij de planning en realisatie van het nieuwe kantoor? Waar haalde u uw inspiratie en motivatie vandaan?

Wij vonden het belangrijk dat we een gezamenlijk middelpunt zouden hebben waar de medewerkers elkaar konden ontmoeten. Daarom hebben wij een grote centrale zone in de vorm van een open gezamenlijke keuken gecreëerd en in de vleugels afgezien van voorzieningsunits. Uiteraard zijn er daar ook mogelijkheden voor samenwerking en korte teamgesprekken, maar in ons Working Café spreken de medewerkers van verschillende afdelingen in de loop van de dag altijd weer af voor een snel kopje koffie, lunch of een brainstormsessie. Het tweede belangrijke punt was om het karakter van dit historische gebouw in ere te houden. De ruimten moeten in balans blijven en dat lukt alleen als ik de geschiedenis leer kennen en daar een plekje voor vrijhoud. De gebruikssporen horen bij het fabrieksgebouw en nu ook bij ons.

Met betrekking tot het desk-sharing-concept hebben wij andere kantoren bezocht en ons laten adviseren door architecten. We hebben daar ook onze eigen medewerkers bij betrokken. In meetings kwamen sprekers van de afzonderlijke afdelingen samen en hebben ze besproken wat zij belangrijk vinden en hoe wij dat het beste kunnen realiseren.

 

 

Wat waren de grootste uitdagingen tijdens de verbouwing en hoe heeft u deze opgelost?

Vanwege de geringe hoogte van de ruimten was het lastig een optimaal ventilatieconcept voor de grote ruimten te integreren. Om de oude muren te kunnen behouden, werkten we samen met de Monumentenzorg. De centrale gang werd toentertijd door architect Peter Behrens in een licht gebogen vorm gebouwd. Deze hebben wij vrij van techniek gehouden om deze “banaan” onaangetast te laten.

 

Hoe interpreteert u het begrip “kantoorcultuur"? Welke rol speelt architectuur daarbij?

Cultuur is de set gefundeerde handelswijzen die een gemeenschap creëert. Ik herinner mijn medewerkers er steeds weer aan: iedereen die hier binnenkomt, helpt de kantoorcultuur vorm te geven. Ik kan als directeur niemand dwingen zich in te mengen in de gemeenschap, maar ik kan wel randvoorwaarden stellen. Klimaat, akoestiek en ruimtelijke vormgeving zijn essentiële factoren om ervoor te zorgen dat men zich lekker voelt op de werkplek. Ik denk niet dat medewerkers meer presteren alleen door meer te werken. Ze moeten het werk ook effectief, op het juiste tijdstip en op de juiste plek kunnen uitvoeren. Ons Working-Café wordt bijvoorbeeld niet alleen gebruikt tijdens pauzes, maar ook als ontmoetingspunt voor besprekingen.

Churchill zei ooit: “Eerst vormen wij onze gebouwen, dan vormen zij ons.” Hoe kijkt u daar tegenaan met betrekking tot het leven op kantoor, specifiek in uw bedrijf?

We hebben er vooraf natuurlijk veel over nagedacht en bewust enkele dingen opengelaten en geobserveerd hoe die zich ontwikkelden. Bijzonder interessant was de ontwikkeling van de grote kantoorruimte, waar men eerst sceptisch tegenover stond. Het geluidsniveau werd automatisch minder - zo heeft de Open Space de manier van werken van de medewerkers gevormd. Het feit dat wij de 110 meter lange en 4 meter brede gang open hebben gelaten, kan ook als ruimteverspilling worden gezien, omdat deze gang nu alleen maar fungeert als gang. Een positief bijkomende effect: de gang brengt mensen samen.

 

Uw medewerkers mogen zelf hun werkplek kiezen. Welke ruimtelijke maatregelen heeft u getroffen om ervoor te zorgen dat dit desk-sharing-concept als positief wordt ervaren?

In het begin leverde het voor sommige mensen stress op. Maar langzaamaan is men eraan gewend geraakt. De desk-sharing-plekken worden niet veel onderling gewisseld. Waar de medewerkers werkelijk van profiteren, is de mogelijkheid om verschillende zones te kunnen gebruiken - afhankelijk van wat voor hun actuele taken het meest geschikt is. Voor speciale projecten kunnen ook tijdelijk tafels voor een team worden gereserveerd. Wij creëren structuren, proberen deze weer open te breken en te verbeteren - flexibiliteit is hierbij gevraagd.

 

 

Desk-sharing-concepten zijn over het algemeen gekoppeld aan een Clean Desk Policy. Hoe wordt dat beleid binnen uw bedrijf gehandhaafd?

Er zijn voldoende kluisjes voorhanden. Daar worden na werktijd de persoonlijke voorwerpen, laptops enz. in opgeborgen. Wij controleren onze medewerkers echter niet, want zij maken elkaar onderling attent op het naleven van bepaalde regels. Via de instant-messaging-dienst wordt men attent gemaakt op dingen als vergeten koffiemokken: een beetje zoals in een grote leefgemeenschap.

 

Uw bedrijf biedt een deel van het kantoor ook als coworking space aan. Hoe ziet dat concept er concreet uit? In hoeverre beïnvloedt dit “openstellen” van uw bedrijf de cultuur van het kantoor en het werk van uw eigen medewerkers?

Vanwege onze groei hebben wij meer kantooroppervlakte gehuurd dan wij aanvankelijk nodig hadden. We hebben een deel van onze kantoorruimten aangeboden aan een start-up-onderneming. Wij hadden voor ogen dat er een uitwisseling zou plaatsvinden, ook al zou dat op een ander gebied van kunstmatige intelligentie zijn. Natuurlijk heeft dit openstellen het bedrijf beïnvloed. Daarom is het belangrijk dat dergelijke projecten voor alle medewerkers goed voorbereid worden en er regels worden opgesteld, zodat het samenleven voor alle betrokkenen voordelig werkt.

 

Als u in de toekomst kijkt: hoe ziet u de verdere ontwikkeling van het samenspel tussen kantoorcultuur en architectuur?

Dat houdt mij heel erg bezig. Wij hebben het privilege ons in een echt coole architectuur te bevinden, die natuurlijk ook bepaalde beperkingen heeft, maar voldoende speelruimte biedt voor omvorming. De werkomgeving kan de efficiëntie van het werk aanzienlijk ondersteunen of verlagen. Architectuur moet er niet alleen mooi en geordend uitzien, zij moet ook mobiliteit mogelijk maken. Wij moeten leren om met de eenvoudigste middelen en met oude gebouwen een omgeving te creëren waarin mensen zich op hun gemak voelen. Wij moeten in de toekomst hulpbronnen sparen en inzetten op kwaliteit en niet op kwantiteit.

Magazine abonneren!

U krijgt ons magazine met informatie uit de markt en over Wiesner Hager