Magazine Contact #32 - Magazine - Over ons - Concept Wiesner-Hager
back

Van het bureau naar de cloud. Is het einde van het traditionele kantoor nabij?

Magazine Contact #32

Werken waar en wanneer je wilt, of liever een eigen bureau op kantoor? Over dit onderwerp wordt heel verschillend gedacht. Eén ding is zeker: wij bevinden ons momenteel midden in een proces van snelle digitale verandering. Werken op afstand wordt steeds gebruikelijker en brengt tal van vrijheden met zich mee, terwijl het traditionele kantoor scoort met sociale en productieve voordelen. De oplossing ligt, zoals zo vaak, in de gulden middenweg.

Het groeiende belang van werken op afstand.

 Het is bijna zeven uur. De wekker gaat. Net als elke dag. Wij poetsen robotachtig onze tanden, ontbijten en stappen in de auto. Alles is routine geworden. De weg naar het werk, maar ook de werkdag zelf. Same time – same station. Weinig variatie, weinig verandering.

 

Een situatie die vandaag de dag voor veel werknemers nog steeds niet ongewoon is. De dagelijkse reis naar het traditionele kantoor is in de loop der jaren ingeburgerd geraakt. Pas de laatste tijd, met name onder invloed van de coronacrisis, zijn de gebruikelijke structuren steeds meer opengebroken. Werken op afstand is het sleutelwoord. Het betreft plaatsonafhankelijk en flexibel werk dat geen of zeer weinig aanwezigheid op het bedrijf vereist. Thuiswerken, mobiel en hybride werken zijn voor velen plots de nieuwe realiteit geworden. Sommigen geloven dat het een kortetermijntrend is, anderen zien het als een veelbelovend scenario voor de toekomst. Dat wij ons midden in een veranderingsproces bevinden – aangedreven door de voortschrijdende digitalisering – staat buiten kijf. De mate van verandering verschilt van bedrijfstak tot bedrijfstak en van bedrijf tot bedrijf.

 

Met name het thuiswerken was een wijdverbreid instrument om tijdens de crisis voor voldoende afstand te zorgen. Zo komt de discussie over een langdurige verschuiving van het werk naar het thuiskantoor steeds weer op gang. Voorstanders zien vooral de mogelijkheid om de werkdag thuis door te brengen. Bezoeken aan het kantoor zullen voortaan alleen nog maar in specifieke gevallen nodig zijn, zoals belangrijke vergaderingen. Een bezwaar dat daarbij vaak naar voren wordt gebracht is het gebrek aan sociale interactie. Veel mensen voelden het tijdens de weken en maanden van de lockdown: er is een gebrek aan contact met collega's. In dit verband wordt ook kritiek geuit op de beperkte uitwisseling van gedachten en ideeën, die vooral door fysieke samenwerking wordt gestimuleerd, omdat voor creativiteit en innovatie sociale wrijving nodig is.

 

Op afstand werken is niet hetzelfde als thuiswerken.

 Zullen we na de crisis dan toch maar weer elke dag naar kantoor gaan? Nee, zeggen voorstanders van hybride en mobiel werken. Velen van hen zien hun dagelijkse werkroutine noch in het thuiskantoor, noch in het traditionele kantoor. Zij willen zelf bepalen wanneer en vooral waar zij werken. Vooral generatie Z gaat steeds meer in de richting van vrij en plaatsonafhankelijk werken. Er is bijvoorbeeld een trend om het kantoor op een vakantiebestemming te vestigen. Dit nieuwe model wordt “workation” genoemd. De naam is een combinatie van “work” en “vacation”. Er wordt gewerkt waar anderen op vakantie gaan. In onze breedtegraden staan bijvoorbeeld bestemmingen als Dubai, Kaapstad, Majorca of Griekenland bovenaan de lijst van populaire werkbestemmingen, voornamelijk vanwege het relatief kleine tijdsverschil. Maar je hoeft niet per se ver weg te gaan voor een ontspannende werkervaring. Zelfs het nabijgelegen meer of een verblijf in de bergen zorgen voor een welkome afwisseling in de dagelijkse werkroutine. Het workation-model is een aantrekkelijke oplossing, vooral voor digitale nomaden, maar het vergt veel planning en discipline. Zon, strand en zee lokken veel mensen weg van hun bureau. Maar de kosten voor verblijf en werkruimte mogen niet worden onderschat, vooral op de lange termijn. Als je bestemmingen kiest die verder weg liggen, zoals Bali, waarschijnlijk de populairste werkbestemming van dit moment, kan het eerder genoemde tijdsverschil ook echt een probleem worden.

 

De belangrijkste reden waarom veel werknemers voorstander zijn van werken op afstand, zijn de vaak lange en filegevoelige reizen naar kantoor. Wie toch collega’s wil ontmoeten en een rustige werkplek zoekt, vindt de oplossing in zogenaamde satellietkantoren of coworkingspaces. Dit zijn volledig uitgeruste kantoren die dienen als aanvulling op het hoofdkantoor van een onderneming. Zij bevinden zich buiten de stedelijke hotspots, waardoor het rijden door de binnenstad kan worden vermeden. Een ander voordeel: er is werkuitrusting zoals goed internet of ergonomische bureaustoelen beschikbaar, vergelijkbaar met het hoofdkantoor.

 

De nieuwe interpretatie van het kantoor.

 Met alle verleidelijke voordelen van werken op afstand, is echter één ding duidelijk: een goede samenwerking is bijzonder essentieel voor zakelijk succes. Vooral in de creatieve sector, waar het gaat om het vinden van ideeën en innovatie, is samenwerking van bijzonder belang – en daarmee het kantoor als plaats van ontmoeting. Nieuwe soorten ruimtes zorgen ervoor dat er ook weg van het traditionele bureau kan worden gewerkt. Open, maar klein gestructureerde coworking units zijn bij uitstek geschikt voor team- en projectwerk, en de creatieve ontwikkeling van ideeën. De creatieve mogelijkheden voor de uitvoering zijn ongelooflijk divers: creatieve ruimtes, bibliotheken, werkcafés, communicatie-eilanden, teamkantoren, lobby’s of activiteitentuinen zijn maar een paar voorbeelden van ruimtes die samenwerking bevorderen. Ook externe projectdeelnemers en freelancers kunnen worden geïntegreerd. Silent Spaces vormen hierbij een tegenwicht als toevluchtsoorden voor geconcentreerd werk. Klassieke communicatiezalen worden aangepast voor hybride vergaderingen. Dit betekent dat virtuele gesprekspartners kunnen worden geïntegreerd in vergaderingen met behulp van moderne conferentietechnologie. Deze nieuwe ruimtetypologieën maken ook het zogenaamde “activity-based working” mogelijk. Het doel is om een ondersteunende sfeer te creëren door middel van verschillende ruimtevormen en aantrekkelijke interieurs, afhankelijk van de werktaak.

 

Ook in de toekomst zullen er geen algemene oplossingen zijn voor de conceptie van het kantoor. Het is altijd een kwestie van bedrijfscultuur, workflows en bedrijfsdoelstellingen of en hoe nieuwe werkmodellen worden gebruikt. Tenslotte is het ook een kwestie van persoonlijke houding. Want voor sommige mensen zijn het getimede geluid van de wekker en de dagelijkse rit naar het werk een gekoesterde routine die structuur en orde in het leven brengt, terwijl anderen niets ergers kunnen bedenken dan steeds maar weer dezelfde dagelijkse routine af te werken.

Eén onderwerp – twee meningen.

Werken op afstand of op kantoor?

 Nooit eerder is de discussie over nieuwe manieren van werken en zelfs het volledig loslaten van het traditionele kantoor groter geweest dan nu. Reden genoeg om een licht te werpen op twee verschillende meningen en ervaringen over dit onderwerp. Michael Friedrich werkt sinds een jaar – volledig op afstand – bij het softwarebedrijf GitLab. Aan de andere kant staat Prof. Dr. Carsten Baumgarth, hoogleraar marketing aan de School of Economics and Law in Berlijn.

Michael Friedrich:

Toen ik een jaar geleden bij GitLab begon, was werken op afstand nog iets voor exoten. Ik had al vóór de pandemie voor deze manier van werken gekozen en beschouwde het als een persoonlijk avontuur: ik wil internationaal werken, zodat ik de wereld opnieuw kan ontdekken. Ik ben geboren in Linz, maar ik woon sinds enkele jaren in de regio Neurenberg. Ik hou ervan dicht bij de natuur te wonen en toch met de wereld verbonden te zijn. En dat is wat mijn werk mij biedt. Ik ben Developer Evangelist bij GitLab, een platform voor softwareontwikkelaars. Ik help onze community GitLab te gebruiken en laat zien hoe het geïntegreerd kan worden met andere technologieën. Dit verwerk ik in blogposts, workshops en lezingen voor internationale evenementen. Mijn werkgever heeft geen vast hoofdkantoor, heeft ongeveer 1300 werknemers in 66 landen over de hele wereld en heeft werken op afstand tot een onderdeel van zijn DNA gemaakt. Ik was heel erg benieuwd naar deze cumulatieve ervaring en ik werd niet teleurgesteld.

 

Om echt productief te kunnen zijn, is het voor mij belangrijk om mijn privéleven duidelijk te scheiden van mijn werk, ook wat de ruimte betreft. Ik heb een prettige sfeer gecreëerd in mijn werkkamer: een in hoogte verstelbaar bureau, een ergonomische stoel, goede verlichting en hoogwaardige technische apparatuur, waaronder een webcam en een groot beeldscherm. Het voordeel van een thuiskantoor is immers dat je je kunt omringen met persoonlijke spullen zoals je dat wilt. Voor mij is dat op dit moment een Star Wars-bouwpakket van Lego, dat tijdens videoconferenties ook op de achtergrond te zien is.

 

Wat ik echt leuk vind aan mijn baan is het asynchrone werk. Aangezien mijn internationale collega's in verschillende tijdzones leven, gebruiken wij hulpmiddelen die het samenwerken ondanks het tijdsverschil zeer efficiënt maken. We documenteren alles – elke gedachte, elke vergadering, elke beslissing. Daardoor gaat onze communicatie in het algemeen meer over de inhoud. Niemand is verplicht deel te nemen aan eindeloze videoconferenties — alles wordt schriftelijk voorbereid en de vergadering wordt opgenomen. Ik kan zelf beslissen of ik daarbij aanwezig ben, het later bekijk of helemaal niet. Kortom: ik ben mijn eigen manager.

 

Voor persoonlijke gesprekken met mijn collega’s gebruik ik de zogeheten “coffee chats”. Wij krijgen ook regelmatig vrije dagen voor vrienden en familie, omdat men weet hoe gevaarlijk het kan zijn als de grenzen tussen werk en privéleven vervagen. Onlangs ontmoette ik Carlos via #do-not-be-strangers, een bot die willekeurige collega’s met elkaar in contact brengt. Zodra de pandemie voorbij is, wil ik hem dolgraag gaan bezoeken in Mexico City. Natuurlijk mis ik de echte sociale contacten, de echte evenementen met softwareontwikkelaars en collega’s. Ik kijk echt uit naar meer analoge ontmoetingen, maar het werken op afstand zelf blijft voor mij voorlopig de juiste keuze.

 

Michael Friedrich is een Developer Evangelist bij GitLab en werkt uitsluitend vanuit zijn thuiskantoor.

 

 

 Carsten Baumgarth:

Uiterlijk sinds de coronacrisis lopen de (sociale) media, LinkedIn-posts en Clubhouse-discussies over van loftuitingen over het thuiskantoor. Autonoom werken, minder stress, hogere productiviteit – dit zijn slechts een paar van de argumenten die herhaaldelijk naar voren worden gebracht (maar nauwelijks empirisch bewezen zijn).

 

Het kan, maar het hoeft niet!

Na ongeveer acht weken in maart en april 2020 alleen thuis te hebben gewerkt, was ik als wetenschapper heel blij toen ik in mei onder voorwaarden weer mijn kantoorruimte aan de universiteit mocht gebruiken. Daar heb ik mijn rust, een kleine permanente studio voor Zoom-vergaderingen met goed licht en geluid en een camera, mijn bibliotheek, mijn kleine onderzoekslab (B*lab met Eye Tracking, Robotic etc.), mijn schilderijen aan de muur. Ja, ik zou al mijn onderwijsactiviteiten, administratieve taken en een deel van mijn onderzoekswerk ook vanuit huis kunnen doen. Maar dat wil ik niet. De wandeling naar kantoor van een half uur zorgt ervoor dat ik elke dag wat beweging krijg, zelfs als de sportzalen vanwege de lockdown dicht zijn. De vertrouwde kantoor- en B*Lab-omgeving, voor mij perfect uitgerust en inspirerend, bevordert mijn productiviteit, en door de ruimtelijke scheiding tussen huis en kantoor kan ik werk en vrije tijd enigszins scheiden, ook al ben ik als wetenschapper eigenlijk altijd (mentaal) aan het werk, maar dit ervaar ik zelden als werk of als last.

Ja, ik heb ook voor de lockdown niet alleen op kantoor gewerkt, maar ook in de coffeeshop, in het park, bij bedrijven, in hotels, thuis, in de trein, enz. Ja, ik heb het grote privilege dat ik bijna altijd zelf kan beslissen wanneer, waar en wat ik werk. Daarom zoek ik altijd naar de plaatsen en omgevingen waar ik me het prettigst voel, en heel vaak is dat mijn kantoor op de universiteit. Dat zal ik ook na de pandemie blijven doen.

Het enige wat ik me niet kan voorstellen en ook helemaal niet wil, is een volledig “thuiskantoor” voor mijn team, mijn collega’s en mijn studenten. Hoe eenzaam, inspiratieloos, saai en frustrerend zou een “beroepsleven” zijn zonder authentieke en menselijke uitwisseling.

Ik hoop dat we de pandemie snel achter ons laten, wat minder dogmatisch debatteren over kantoor versus thuiskantoor, en dat we veel flexibeler en zelfstandiger kunnen bepalen waar we graag willen werken. Maar graag altijd met veel face-to-face contact!

 

Prof. Baumgarth is hoogleraar merkenmanagement aan de HWR Berlin (www.cbaumgarth.net) en sinds de pandemie ook exploitant van het wetenschapskanaal “Brückenbau Marke - Wissenschaft trifft Praxis” op Instagram (https://www.instagram.com/prof.baumgarth/).

 

©Shutterstock