časopis Contact #22 - Časopis - O nás - Concept Wiesner-Hager
back

Prosím, nerušit! Soukromý prostor v open space.

časopis Contact #22

Spolu jsme všichni méně sami! Název bestselleru francouzské spisovatelky Anny Gavaldové sedí k současné situaci ve sdílených kancelářích dokonale, protože v takovém prostoru jsme vždycky v dobré společnosti! Otevřený prostor je pro týmovou práci ideální. Co si ale počít, když potřebujeme vyřešit úkol, na nějž je nutné se pořádně soustředit? A jak je možné přinést do open space koncept individuální soukromé sféry?

V posledních letech převládal v oblasti tvorby moderní kancelářské architektury trend flexibilního uspořádání prostoru, který umožňuje spolupráci mezi pracovníky. Cílem bylo odstranit slepé uličky a překážky komunikace a design kanceláře se posunul od uzavřených místností ke konceptu open space. Sdílené kanceláře považujeme za ideální řešení pro efektivní týmovou práci i dnes. Ve světle všech těchto výhod se ovšem pozapomíná na jednu základní lidskou potřebu: potřebu soukromí.

Fraunhofer Institut ve své studii o uspořádání kanceláře z roku 2014 se zabývá rolí pracovního prostředí v hyper-flexibilním pracovním světě. Kromě toho, že pracovníkům musí vyhovovat vybavení kanceláře, je třeba také počítat s možností poodstoupit od soustředěné práce. Právě toto hledisko má obrovský dopad na spokojenosti pracovníka s jeho pracovním prostředím. Tato skutečnost je obzvláště zajímavá, pokud se na ni podíváme z pohledu vedení firmy, protože spokojení pracovníci jsou výkonnější a více motivovaní. Soukromá sféra je prostor, v němž máme možnost sami si korigovat míru blízkosti a vzdálenosti k ostatním lidem, stejně jako odstup od informací a okolních vlivů. Něco takového se však snáze řekne, než udělá – obzvláště pokud se pohybujeme v open space. V digitalizovaném pracovním světě se mezitím vyvinulo ještě jiné chápání soukromé sféry. Soukromý prostor už nechápeme jen teritoriálně – tedy jako něco, co určují akustické, prostorové a vizuální prvky –, ale také sociálně a technologicky, pokud jde o předávání osobních informací. Potřeba soukromých zón také velmi závisí na konkrétní zemi a firemní kultuře, osobnosti pracovníka, nynější náladě či charakteru vykonávaného úkolu. Potřeba prostoru, kam můžeme uniknout, se také mění v průběhu pracovního dne v závislosti na tom, zda vykonáváme každodenní rutinu, nebo pracujeme na úkolu, na který se potřebujeme soustředit. Právě toto bychom měli mít na zřeteli, když dojde na plánování prostoru kanceláře.

Zpátky do kójí?
Moderní znalostní práce především vyžaduje obrovskou potřebu koncentrace. Množství informací rychle roste a zrychluje se také tempo jejich zpracovávání. Hlavní roli, pokud jde o podporu inovací a schopnost pohotově reagovat na konkurenční výzvy, hraje také možnost spontánní komunikace, spolupráce a týmové souhry. Potřeba sociálních kontaktů je základní lidskou potřebou stejně jako potřeba soukromé sféry; oboje tvoří předpoklad pro další rozvoj produktivity firmy. V žádném případě to však neznamená, že bychom se měli vrátit do pracovních kójí. Klíč k úspěchu musíme především hledat v rovnovážném prostorovém konceptu – každé pracoviště by mělo nabízet vybalancovaný poměr mezi soukromím a možností setkávání.

Soukromá sféra na míru.
Bernhard Kern, výkonný ředitel společnosti Roomware Consulting, vysvětluje zlaté pravidlo, jak integrovat do strategického pracovního prostředí soukromou sféru, takto: „Základem je nabídnout pracovníkům odlišná pracovní prostředí, která nabízejí různé výhody v závislosti na vykonávaném úkolu. Takové řešení obsahuje různé otevřené, prosklené i uzavřené prostory. Rozličné pracovní koncepty nabízejí vyvážený prostorový koncept, v němž si mohou pracovníci vybrat takové prostředí, které v dané chvíli nejlépe odpovídá jejich potřebám či povinnostem.“ V takovém případě se pracovníci cítí lépe a více motivovaní, a zároveň s tím, jak se posiluje loajalita zaměstnanců směrem k firmě, se zlepšuje účinnost brandingu zaměstnavatele coby strategického nástroje, čímž se také posiluje korporátní identita. „Je proto velmi důležité vytvářet pracovní prostor tak, aby nabízel možnost týmové práce a výměny myšlenek, a zároveň poskytoval pracovníkům možnost soukromí,“ tvrdí Kern. Pracovníci, jimž jde o získání inspirace, po ní budou pást v pracovní kavárně kypící životem, zatímco ti, kteří potřebují soustředěně přemítat, najdou vytoužené místo v tiché místnosti. Důvěrné záležitosti se probírají v konferenčních místnostech nebo oddělených kancelářích, které jsou k dispozici všem zaměstnancům, pokud je potřebují. Rutinní záležitost lze snadno vykonávat v open space – tam je také možné předávat si neformálním způsobem informace, což je pro transfer informací ve firmě tak důležité.

Jasná pravidla, jasná kultura.
Kromě správného promyšleného umístění zón je v kancelářských prostorech také nutné vytvořit systém jasných pravidel a kultury. Každá firma si může sama stanovit pravidla, která zaručí správné fungování s ohledem k soukromé sféře zaměstnanců. Dva příklady: 

  • Telefonní hovory by měly být krátké. Pokud je třeba něco řešit déle, děje se to v zóně vyhrazené telefonátům.
  • Vyzvánění mobilního telefonu je v kanceláři nastaveno na ticho nebo na vibrace.

Na tvorbě pravidel by se však měli podílet odborníci – zaměstnanci pak budou tato pravidla lépe přijímat. V zásadě však platí, že kromě správného prostorového konceptu a stanovení systému pravidel, je také důležité reflektovat vlastní chování a o věcech otevřeně komunikovat, protože jedině ten, kdo dává najevo respekt, jej může také vyžadovat od svých kolegů.

Odebírejte náš časopis!

S naším časopisem budete mít pořád přehled.