Časopis Contact #26 - Časopis - O nás - Concept Wiesner-Hager
back

Pořád mluví. Nic neříkají. Využijte čas na schůzi smysluplně.

Časopis Contact #26

Trvají dlouho, nemají strukturu, nepřinášejí výsledek: proto na takové schůze často chodíme neradi. Takto vedené schůze akorát přispívají k nesouladu mezi zaměstnanci a managementem. Schůze přitom představují fantastickou možnost, jak firmu stmelit a zlepšit její produktivitu.

Jak jinak by měly vznikat nové nápady a jak jinak chcete rychle shromáždit názory a informace, než při jednání z očí do očí? Jenže i tady platí, že důležitější je kvalita, nikoliv kvantita. Pojďme se konečně zaměřit na kulturu schůzí a na její vliv na výsledný efekt! Schůze v ideálním případě zvyšují kreativitu a produktivitu týmu a tvoří základnu týmové spolupráce zaměřené na výsledek. Kultura schůzí ovšem dalece přesahuje prostory konferenční místnosti. Proto se také vyplatí zhodnotit kvalitativní a kvantitativní aspekty vedení schůzí a zaměřit se na rozvoj té správné kultury schůzí vhodné právě pro vaši firmu. Zamyslet byste se měli nad frekvencí, trváním a místem konání schůzí, stejně jako koho na ně zvete. Nezapomínejme ani na „pravidla hry“, podle kterých pak schůze probíhá. Realita často bohužel vypadá jinak: schůze se svolávají příliš často, nemají žádný řád a několikahodinové bezúčelné tlachání nepřináší žádný jiný výsledek než frustraci a apatii. Neefektivní konference zbytečně marní čas zúčastněných jednotlivců i pracovních týmů a v nejhorších případech čas všech přítomných.

Aby toho nebylo málo: pravidelné schůze nabourávají program pracovního dne a tolik důležité „flow“ či fáze „deep-work“, kdy se můžete bez vyrušování soustředit dlouhodobě na svůj úkol, jsou čím dále vzácnější. Co potom zaměstnanců zbyde, pokud chtějí nerušeně plnit své pracovní úkoly? Obětovat jim večery nebo víkendy. Takové případy však vedou akorát k nespokojenosti zaměstnanců, jejich vyšší fluktuaci a případům vyhoření.

 

Minimalismus á-la Google, Apple a další.

Když spoluzakladatel společnosti Google Larry Page na jaře 2011 převzal vedení společnosti, stanovil pro celou firmu jasná pravidla, která platí doteď: nepořádat schůze bez jasného cíle a přítomnosti decision-makera a nezvat více než 10 účastníků, z nichž každý musí něčím přispět. Minimalistický princip vyznával také zakladatel společnosti Apple Steve Jobs, který pravidelně rušil účast na schůzích lidem, kteří tam podle něj neměli co pohledávat. Příklad obou těchto gigantů na poli technologií následuje i mnoho dnešních start-upů – nutno říct, že úspěšně.

 

Jak zvýšit efektivitu a zajistit si pozornost.
Co je nejdůležitější: každá firma klade na schůze jiné nároky. Proto také neexistuje žádný obecný „recept na úspěch“. Příklady nejlepší praxe z různých odvětví nicméně přibližují obecná pravidla, kterých bychom se měli držet.

 

Zrušit schuze beze smyslu.
Máme nějaké téma, které je třeba probrat? Za jakým účelem schůzi svoláváte? Pokud neznáte jasnou odpověď, určitě je taková schůze zbytečná.

 

Zrušit schuze bez agendy.
Bez jasné agendy nakonec zabřednete do nekonečné diskuze bez žádného skutečného cíle. Kromě agendy si musíte stanovit také cíle, které má schůze naplnit. A především: agenda určuje, koho pozvete.

 

Nové prostory.
Na světě nejsou žádné dvě identické konferenční místnosti. Design místnosti má obrovský vliv na kreativitu a pozornost účastníků. Kreativní schůze navíc vyžadují odlišný prostor než třeba schůze správní rady. Klasické konferenční místnosti dnes zažívají konkurenci v podobě nových nekonvenčních prostor určených pro spolupráci, brainstorming a rychlou neformální výměnu myšlenek v příjemné atmosféře.

 

Schuze vestoje.
Nové formy schůzí, jako například schůze vestoje nebo během procházky mohou zvýšit agilitu a kreativitu týmu. Pokud se schůze odehrává vestoje, dojdou diskuzní skupiny k rozhodnutí v průměru o 34 % rychleji (zdroj: studie univerzity v Missouri).

  

Stanovená doba schuze
Parkinsonův první zákon říká, že „práce narůstá tak, aby zaplnila veškerý čas určený na své dokončení.“ Proto by se měla každá schůze odehrávat v čase stanoveném od – do.

 

Struktura, struktura, struktura.
Konstruktivní vedení schůze kromě stanovení konkrétních cílů a s nimi spojené agendy závisejí také na osobě moderátora, který zajišťuje, že se účastníci řídí odsouhlasenými pravidly, sumarizuje zachycené myšlenky, dokáže utnout tlachaly a vymámit nějaký názor i z těch nejtišších účastníků.

„Vizualizace – to je to, co dělá dobrou kulturu schůzí,“ tvrdí Florian Glorman, generální ředitel a senior partner berlínské konzultační společnosti Initio (zdroj: Harvard-Business-Manager, říjen 2017). Vizualizaci zajišťují flip charty, tabule, ale také elektronická média. Nezapomínejme také na okamžiky, kdy výsledky shrneme do podoby bezprostředních úkolů a stručných přehledů.

 

Bez kultury není efektivity.
Pokud chcete založit novou kulturu schůzí, měli byste podstoupit strukturovaný proces, v rámci kterého týmy, oddělení či celá firma jako taková analyzuje a zhodnocuje průběh dosavadních schůzí. Teprve na tomto základě uvažujte o změnách. Schůze totiž mají na firmu velký vliv – v dobrém i špatném smyslu. Rozhodně se vyplatí evaluovat vlastní kulturu schůzí a její jednotlivé prvky a nebát se napravit to, co nefunguje. Správně vedené schůze totiž mohou značně zlepšit produktivitu a atmosféru na pracovišti: vedou k bližší spolupráci, otevřenější a upřímnější komunikaci, a především k většímu uspokojení z práce.

 

Jak zlepšit schuze v 5 krocích.

  1. Zjišťujte
    Zeptejte se zaměstnanců: pomocí dotazníků a řízených rozhovorů získejte názory jednotlivých členů týmu. Upřímná zpětná vazba vám dodá informace o slabých stránkách vaší kultury schůzí. 

  2. Analyzujte
    Obecná evaluace diskuze nad získanými informacemi: co funguje, co nefunguje? Diskuze o výsledcích dotazníků či rozhovorů by měla být otevřená a objektivní.

  3. Stanovte cíle
    Definice obecných, relevantních cílů. Zaměstnanci mají vyšší motivaci, pokud mají ze společných iniciativ osobní prospěch. Možný cíl může spočívat například ve stanovení dnů, kdy se schůze neodehrávají nebo časového rozmezí, které si určí jednotlivec.

  4. Sledujte cíle
    Nastavte si konkrétní a měřitelné cíle a pravidelně sledujte a dokumentujte jejich progres. První úspěchy se projeví docela rychle. Napravujte chyby, kterých si během procesu všimnete.

  5. Reflektujte
    Pravidelné skupinové diskuze, kde se můžete otevřeně vyjádřit. Jak se zaměstnanci během schůzí cítí, jaký mají obecně názor na pracovní proces? Změnit procesy a chování nějakou dobu trvá

Odebírejte náš časopis!

S naším časopisem budete mít pořád přehled.