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Bitte nicht stören! Privatsphäre im Open Office.

Magazin Contact #22

Zusammen ist man weniger allein! Der Titel des Bestsellers der französischen Autorin Anna Gavalda trifft die aktuelle Situation in Open Offices wie den Nagel auf den Kopf, denn im Open Space ist man immer in guter Gesellschaft! Das sind Traumbedingungen für Teamarbeit, aber wie sieht die Situation bei Aufgaben aus, die hohe Konzentration erfordern? Und wie lässt sich die individuelle Privatsphäre in den Open Space integrieren?

Der große Trend der letzten Jahre in der modernen Office-Architektur waren flexible Raumkonzepte, die die Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterstützen. Es galt, Kommunikationsschranken und Barrieren zu unterbrechen, und die Bürogestaltung wandelte sich von geschlossenen Räumen zu offenen Flächen. Open Offices gelten nach wie vor als idealer Ort für effektives Arbeiten im Team, aber bei all diesen Vorteilen bleibt ein Grundbedürfnis immer mehr auf der Strecke: unsere Privatsphäre! 

Das Fraunhofer-Institut definiert in der Studie „Office Settings“ (2014) die Rolle der Arbeitsumgebung in einer hyperflexiblen Arbeitswelt. Neben der Zufriedenheit mit der Möblierung haben unter anderem auch Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten einen immensen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Büroumgebung. Diese Tatsache ist aus Unternehmenssicht besonders interessant, denn zufriedene Mitarbeiter sind leistungsfähiger und arbeiten motivierter. Grundsätzlich bedeutet Privatsphäre, die Möglichkeit zu haben, Nähe und Distanz, oder spezieller, persönliche Informationen und Umgebungseinflüsse, selbst zu regulieren. Das ist zugegebenermaßen leichter gesagt als getan – insbesondere im Open Office. Im Zeitalter der digitalisierten Arbeitswelt hat sich mittlerweile ein anderes Verständnis von Privatsphäre etabliert: Privatsphäre ist nicht mehr nur noch territorial zu sehen, also durch akustische, räumliche oder visuelle Elemente bestimmt, sondern in Hinblick auf die Weitergabe privater Informationen auch sozial und technologisch. Das Bedürfnis nach Privatbereichen hängt auch ganz stark von der jeweiligen Landes- und Unternehmenskultur, der Persönlichkeit und aktuellen Gemütslage des Mitarbeiters und der Aufgabe selbst ab. Der Bedarf an Rückzugsbereichen schwankt auch im Laufe eines Tages, je nachdem ob Routineaufgaben anstehen oder Arbeiten, die hohe Konzentration erfordern. Genau dieser Umstand sollte im Zentrum der Büroraumplanung stehen. 

Zurück in die Zelle?

Gerade die moderne Wissensarbeit verlangt massive Konzentrationsleistungen: Das Informationsvolumen nimmt rasant zu und das Verarbeitungstempo beschleunigt sich. Um Innovationen voranzutreiben und wettbewerbsfähig zu bleiben, spielen jedoch auch rasche, spontane Kommunikation, Kooperation und Teamarbeit eine sehr große Rolle. Soziale Kontakte sind, genau wie die Privatsphäre, ein menschliches Grundbedürfnis und eine Voraussetzung für eine produktive Weiterentwicklung des Unternehmens. Der Weg führt also keineswegs zurück in Zellenbüros. Der Schlüssel zum Erfolg liegt vielmehr in einem ausgeglichenen Raumkonzept – jeder Arbeitsplatz sollte ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Abgeschlossenheit und Zugang bieten.

Privatsphäre nach Maß.

Bernhard Kern, Geschäftsführer der Roomware Consulting GmbH, beschreibt die goldene Regel zur Integration von Privatsphäre in die strategische Arbeitsraumplanung folgendermaßen: „Das Um und Auf ist, Mitarbeitern verschiedene Umwelten anzubieten, die je nach Aufgabe ein unterstützendes Ambiente mit unterschiedlichen offenen, abgeschirmten und geschlossenen Räumen bieten – diese differenzierten Arbeitsumgebungen ergeben ein ausgeglichenes Raumkonzept. So ist garantiert, dass Mitarbeiter das Umfeld wählen können, das ihren aktuellen Bedürfnissen bzw. Aufgaben am besten entspricht.“ Das fördert das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter, schärft die Corporate Identity des Unternehmens und stärkt gleichzeitig die Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen, als strategisches Instrument im Employer Branding. „Unabdingbar dabei ist, Räume zu konzipieren, die sowohl Teamarbeit und Austausch fördern als auch genügend Platz für die Privatsphäre der Mitarbeiter lassen“, so Kern. Wer Inspiration sucht, kommt in einem quirligen Working Café auf kreative Ideen, wer hingegen konzentrierter Arbeit nachgehen möchte oder im wahrsten Sinne des Wortes ein stilles Kämmerlein zum intensiven Nachdenken sucht, findet seinen Platz in einem Silent Room. Vertrauliche Angelegenheiten werden in Besprechungsräumen oder separaten Büros besprochen, die allen Mitarbeitern bei Bedarf zur Verfügung stehen. Routinetasks können ohne Probleme im Open Space erledigt werden – so ist man auch offen für zwanglose Kommunikation, die so wichtig für den Wissenstransfer in Unternehmen ist. 

Klares Regelwerk und klare Kultur.

Neben einer durchdachten Zonierung der Büroräume sind klare Regeln und eine klare Kultur entscheidend: Unternehmen können Regeln definieren, die akzeptables Verhalten in Bezug auf die Privatsphäre von Mitarbeitern sicherstellen. Zwei Beispiele: 

  • Das Telefonieren am Platz wird kurz gehalten. Für längere Gespräche bitte die dafür vorgesehenen Zonen nutzen.
  • Der Handy-Klingelton ist im Büro auf leise oder lautlos gestellt. Ein Vibrationsalarm macht auf eingehende Anrufe aufmerksam.

Natürlich sollten diese Regeln auch von Vorgesetzten gelebt werden – das erhöht die Akzeptanz seitens der Mitarbeiter. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es neben Raumkonzept und Regelwerk auch wichtig ist, das eigene Verhalten zu reflektieren und offen zu kommunizieren, denn nur wer selbst Rücksicht nimmt, kann diese auch von seinen Kollegen einfordern.

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