Magazin Contact #26 - Magazin - Wiesner-Hager - Concept Wiesner-Hager
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Lange Rede. Kurzer Sinn. Meetingzeit effizient nutzen.

Magazin Contact #26

Zu lang, unstrukturiert, ergebnislos: Viele Meetings sind so schlecht wie ihr Ruf und sorgen damit für maximale Verstimmung unter Führungskräften und Mitarbeitern. Dabei sind Meetings eine echte Chance für mehr Zusammenhalt und Produktivität im Unternehmen.

Wo sonst lassen sich so einfach Ideen entwickeln, Meinungen einholen und Informationen austauschen wie im direkten Kontakt? Doch auch hier gilt: Qualität vor Quantität. Zeit, die eigene Meetingkultur und ihre Auswirkungen auf die Effizienz von Meetings zu hinterfragen! Im Idealfall dienen Meetings dazu, die Kreativität und Produktivität von Teams zu erhöhen und legen den Grundstein für eine kooperative und ergebnisorientierte Teamarbeit. Die Meetingkultur eines Unternehmens wirkt damit weit über den Konferenzraum hinaus. Es lohnt sich also, einen genaueren Blick auf sämtliche qualitative und quantitative Besprechungsmerkmale zu werfen und die richtige Meetingkultur für das eigene Unternehmen zu entwickeln. Überlegungen hinsichtlich Häufigkeit, Dauer und Auswahl der Location und Teilnehmer gehören ebenso dazu wie die Definition von „Spielregeln“ für die Meetings selbst. Die Realität sieht leider oft anders aus: Meetings, zu häufig angesetzt, unstrukturiert und ohne Ergebnis oder stundenlange Schwafelrunden – da sind Frust und Teilnahmslosigkeit vorprogrammiert. Ineffiziente Konferenzen vergeuden individuelle Arbeitszeit, Gruppenarbeitszeit und im schlimmsten Fall sogar beides.

Dazu kommt: Häufige Meetings fragmentieren den Arbeitstag, die vielbeschworenen Flow-Zustände oder Deep-Work-Phasen, in denen man sich länger und ohne Ablenkung ganz in seine Aufgaben vertiefen kann, werden immer seltener. Und was tun Mitarbeiter, um ungestört arbeiten und liegen gebliebene Aufgaben erledigen zu können? Sie opfern immer öfter ihren Feierabend oder das Wochenende. Ein Faktum, das Mitarbeiter nicht nur unzufrieden macht, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fluktuation und Burn-out erhöht.

 

Minimalismus à la Google, Apple und Co.

Als Google-Mitbegründer Larry Page im Frühjahr 2011 wieder die Unternehmensführung bei Google übernahm, legte er einen unternehmensweiten Leitfaden fest. Seither gilt: kein Meeting ohne Ziel oder Entscheidungsträger, nie mehr als zehn Teilnehmer und jede Person hat ihren Beitrag zu leisten – oder der Sitzung fernzubleiben. Auch Apple-Gründer Steve Jobs folgte dem Minimalismusprinzip und lud Personen, die er bei Besprechungen für nicht erforderlich hielt, freundlich, aber bestimmt wieder aus. Diesen Prinzipien der Technologieriesen folgen heute viele junge Start-ups – mit Erfolg.

 

Zutaten für mehr Effizienz und Aufmerksamkeit.
Eines vorweg: Der Bedarf an und die Ausgestaltung von Sitzungen sind genau so individuell wie jedes Unternehmen. Es gibt daher kein allgemeingültiges „Erfolgsrezept“ für effiziente Meetings. Best-Practice- Beispiele aus unterschiedlichen Branchen zeigen jedoch, dass es einige Regeln gibt, die Meetings effizienter und Teilnehmer aufmerksamer werden lassen.

 

Kein Meeting um des Meetings willen.
Gibt es ein Thema, das besprochen werden muss? Welchen Zweck hat der gemeinsame Termin? Bleibt die Antwort auf diese Fragen offen, kann auf das Meeting ziemlich sicher verzichtet werden.

 

Kein Meeting ohne Agenda.
Ohne feste Tagesordnungspunkte besteht die Gefahr von Endlosdiskussionen ohne echte Ergebnisse. Neben den Themen müssen dabei vor allem die Ziele definiert werden, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Und: Die Agenda bestimmt die Teilnehmer.

 

Neue Räume.
Konferenzraum ist nicht gleich Konferenzraum. Die Gestaltung der Räume hat enormen Einfluss auf die Kreativität und Aufmerksamkeit der Teilnehmer. Kreativ-Meetings brauchen dementsprechend andere Räumlichkeiten als Vorstandsmeetings. Der klassische Meetingraum bekommt zunehmend Konkurrenz durch neue, unkonventionelle Kollaborationszonen, in denen Ideenfindung und der zwanglose, schnelle Gedankenaustausch in angenehmer Atmosphäre möglich sind.

 

Standup-Meetings.
Auch neue Formen wie Standup- oder Walking Meetings können zu mehr Agilität und Kreativität im Team führen. Besprechungsgruppen im Stehen benötigen durchschnittlich 34 % weniger Zeit, um Entscheidungen zu treffen (Quelle: Studie der University of Missouri).

  

Fixe Zeitvorgaben
„Arbeit dehnt sich genau in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“, lautet das 1. Parkinson’sche Gesetz. Für Meetings sollten daher fixe Zeitfenster vorgesehen werden.

 

Struktur, Struktur, Struktur
Neben konkreten Zielen und entsprechender Agenda leben konstruktive Meetings vor allem von einem Moderator, der der Sitzung Form verleiht – der auf die Einhaltung der vereinbarten Sitzungsregeln achtet, Meinungen zusammenfasst, Schwafler bremst und auch aus „stillen Wassern“ eine Meinung hervorkitzeln kann.

„Der größte Hebel für eine gute Meetingkultur ist die Visualisierung“, weiß Florian Grolman, Geschäftsführer und Senior Partner der Berliner Organisationsberatung initio (Quelle: Harvard-Business- Manager, Oktober 2017). Dazu zählen Flipcharts und Pinnwände ebenso wie elektronische Medien zur Präsentation und Visualisierung. Nicht zuletzt auch das Protokoll, in dem wesentliche Ergebnisse in Form von Beschlüssen und To-dos festgehalten werden.

 

Keine Effizienz ohne Kultur
Um eine neue Meetingkultur zu etablieren, ist ein strukturierter Prozess erforderlich, in dem Teams, Abteilungen oder das ganze Unternehmen ihre Meetings analysieren, auswerten und auf Basis der Ergebnisse neue Wege beschreiten. Die Wirkung von Meetings, guten wie schlechten, ist weitreichend. Es macht sich also bezahlt, die eigene Meetingkultur und ihre Elemente näher zu betrachten und den Mut zu haben, an einzelnen Stellschrauben zu drehen. Gute Meetings können ein Wegbereiter zu einem besseren Arbeitsleben sein: hin zu höherer Produktivität, engerer Zusammenarbeit, offener und ehrlicher Kommunikation und letztendlich mehr Zufriedenheit im Job.

 

Effizientere Meetings in 5 Schritten.

 

  1. Umhören
    Eindrücke von den Mitarbeitern sammeln: Umfragen und Interviews nutzen, um die Meinung der einzelnen Teammitglieder zu erheben. Durch ehrliches Feedback wird der volle Umfang der Defizite in der Meetingkultur sichtbar.

  2. Analysieren
    Gemeinsame Auswertung und Besprechung der gesammelten Informationen: Was funktioniert, was nicht? Die Diskussion über die Ergebnisse der Umfrage oder Interviews sollte offen und sachlich geführt werden.

  3. Ziele setzen
    Definition von gemeinsamen, persönlich relevanten Zielen. Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie persönlich von Gruppeninitiativen profitieren. Mögliches Ziel kann die Festlegung von meetingfreien Tagen oder individuell festgelegten Zeiträumen sein.

  4. Ziele verfolgen
    Konkrete und messbare Ziele setzen und die Fortschritte regelmäßig überprüfen und dokumentieren. Erste Erfolge werden dadurch relativ schnell sichtbar, erkennbare Rückschläge machen Korrekturen möglich.

  5. Reflektieren
    Regelmäßige Feedbackrunden in der Gruppe, in denen offen Bilanz gezogen wird: Wie fühlen sich die Mitarbeiter während der Meetings, wie stehen sie zum Arbeitsprozess generell? Es braucht Zeit, um Abläufe und Verhalten zu ändern.

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