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Pour que le message passe : Espaces de communication en mutation

Magazine Contact #19

La communication est un garant du succès et l‘importance de son rôle dans une entreprise reste incontestable. Nous nous demandons dans quelle mesure les espaces contribuent à une amélioration de la qualité de communication et nous présentons les tendances actuelles dans l’aménagement d’une zone de communication.

Paul Watzlawick a déja en 1969 formulé l’expression juste avec son slogan “On ne peut pas ne pas communiquer.”. Que l’on tienne une conférence, que l’on parle, flirte, débatte, discute ou dispute... tout est communication. Meme lorsque l’on se réfugie dans le mutisme. La communication non verbale tels que les mouvements du regard, du corps et les mimiques est de l’ordre de 50 %. L’essentiel de la communication n‘est pas ce qui se dit mais le message que perçoit l‘interlocuteur.

Aménagement de l’espace selon la fonction

Une communication innovante, sous forme de workshops et de réunions projets ou de nouvelles idées peuvent naître, nécessite une ambiance créative ou les pensées sont en mouvement. Un concept non-conventionnel qui est loin de la vision traditionnelle de la table de travail. Contrairement au concept innovant du workflow, l’ambiance pour les réunions et les conférences classiques se présente plutôt statique et sobre. Elle offre pourtant une marge de manoeuvre généreuse : de simple et fonctionnelle a emblématique et de haute qualité. 

Les exigences des espaces pour le perfectionnement et la formation continue en revanche vont dans une autre direction – c’est la mobilité qu’y compte : Les diverses formes d’utilisation telles que formations, séminaires, entraînements ou congres qui changent constamment exigent un concept multifonctionnel qui facilite une modification rapide des diverses configurations. 

Quelles sont les exigences face a un espace qui satisfaitaux besoins individuels ? Quelles sont les étapes importantes a respecter au cours de la planification ?

D’abord il faut connaître ses propres besoins et intentions et les définir dans un concept d’utilisation. Tout cela une fois fixé on peut procéder a la planification détaillée. Pendant ce processus il faut prendre en compte plusieurs facteurs, notamment les conditions de la technique tels que la plomberie, l‘éclairage, le camouflage et l’acoustique. De plus l’architecture intérieure de l’espace (choix des matériaux et couleurs) et le choix des médias adéquats, l’équipement technique pour des présentations et l’aménagement. 

Tendances actuelles : La salle de réunion classique aura des concurrents

L‘idée d’une salle de communication idéale a profondément changé les dernieres années. Nous vous présentons ici les 5 tendances les plus importantes : 

Le "phénomène Google"

Les grands groupes technologies informatiques en sont un exemple et d’autres entreprises prennent le train en marche. Google a Zurich ou Microsoft a Vienne dépoussierent leurs bureaux. Ils ont créé une ambiance de bureau totalement inédite avec des espaces de communication extravagantes. On organise des réunions dans une télécabine ou dans un salon cosy. Tous ces espaces ne sont que des étapes vers un objectif supérieur : Car la puissance d’innovation nécessite de l’interaction sociale au milieu d’une ambiance créative. 

L‘importance des zones centrales en augmentation

Tandis que le poste de travail classique tend a etre réduit et restreint, les zones centrales comme surfaces a utilisation non-définie et proches du poste de travail se trouvent en augmentation. Ces zones assument de plus en plus un rôle principal en tant que “point of communication”. C’est ici la place pour le brainstorming, le business classique ou un lieu ou on peut se retirer. Les possibilités d’aménagement individuels sont innombrables et vont des combinaisons de tables basses et hautes aux working cafés ou crossways jusqu’aux lounges aménagés de maniere créative. La culture dans une entreprise se reflete nettement dans les zones centrales – un style work-life qui est urbain et dans l’esprit du temps. 

Intégration mobile des médias

De nos jours les connexions WLAN dans les espaces de communication font partie de l’équipement standard. Les systemes de présentation sans câbles par contre s’établissent de plus en plus. Le réseau, le vidéoprojecteur ou les écrans télévision peuvent etre commandés directement par des terminaux tels qu’ordinateurs portables ou tablettes. L’avantage énorme est une économie des câblages chers et complexes pour salles de conférence. Tous les participants peuvent directement s’intégrer lors de la présentation sur vidéoprojecteur ou sur écran, ce qui permet une bonne interaction lors des présentations. A l’aide des systemes Net-meeting qui sont maintenant assez abordables (conférences vidéo ou conférence en ligne) meme des participants externes peuvent facilement etre impliqués dans des réunions.

Augmenter l’efficience par des réunions debout

Une étude de l’Université de Missouri a prouvé que les réunions debout pour prendre des décisions nécessitent 34 % moins de temps tout en gardant leur qualité. Il est bien connu que ces réunions debout (entre 10 et 20 minutes) sont un changement souhaitable par rapport a la position assise de longue durée et que leur effet ergonomique est extremement positif. Il n’est pas étonnant que beaucoup de zones centrales et d’espaces de communication dans les entreprises soient de plus en plus aménagés de tables hautes. 

Espaces multifonctionnels

On parlant des couts lors de la phase de planification, une question spécifique surgit : Comment éviter un gaspillage des espaces et une pénurie des surfaces de communication dans le futur ? Les concepts pour espaces a utilisation multifonctionnelle en fournissent la réponse. Surtout dans les grandes organisations les salles de séminaire classiques sont transformées en véritables centres de communication, qui sont flexibles par leur étendue et qui permettent grâce a leur concept d‘aménagement mobile quasiment toutes les formes de communication en allant du perfectionnement et de la formation continue aux cérémonies et congres.

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