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Il était une fois le papier …

Magazine Contact #21

La révolution des bureaux libérés du papier n’a pas eu lieu. On constate tout de même une certaine mise à la diète. Que faire des données ? Que faut-il prendre en considération ? Quelles possibilités s’offrent aux nouvelles surfaces ? Un essai à propos du stockage réel et virtuel dans notre bureau.

« Tout notre bureau fonctionne plus ou moins aujourd’hui sans papier », dit Andreas Gnesda. Le toujours tiré à quatre épingles entrepreneur de 49 ans traverse les 380 mètres carrés de ses bureaux et se réfère aux espaces créatifs qui, quelque part, évoquent un café viennois, l’âtre d’une cheminée ou un bosquet de bouleaux. Gnesda travaille en mode « non-territorial », chaque jour il se choisit un poste pour travailler selon ses besoins, son envie et son humeur, il peut aussi en changer toutes les heures. Et ceci, précise-t-il, n’est possible qu’à la condition que vous ne soyez pas obligés de travailler en permanence avec une dizaine de classeurs et une pile de notes. « Mais puis-je vous donner un conseil ? Je suis vraiment un partisan du bureau électronique, sans papier, mais je ne peux et ne veux pas non plus renoncer totalement au papier. » Derrière une des rares portes se trouve l’explication à cette annonce, captivante comme un roulement de tambour, du papier peint atmosphérique jusqu’au plafond et au milieu des fauteuils de couleur vieux-rose : « La pièce que je préfère dans nos bureaux est encore et toujours la bibliothèque. Je trouve que regarder le dos de ces livres, aux couleurs vives et empilés chaotiquement, est tout simplement inspirant, quand bien même il ne s’agit que de papier peint. » Les mots du prestataire de services immobiliers et consultant Gnesda donnent un bon aperçu de la plus récente évolution dans le domaine de l’organisation au bureau et de la conception de postes de travail. Les grandes sociétés, selon le dirigeant de l’équipe Gnesda, n’auraient pas d’autres choix que la conversion progressive du papier en bits et en octets.
« Les entreprises deviennent toujours plus mobiles et décentralisées, les étapes du travail sont toujours plus différenciées et les processus de communication toujours plus importants. En outre, s’ajoute à cela que, souvent, les gens font un travail de bureau sans disposer d’un poste fixe – chez soi, en déplacement, ou dans une pièce partagée. Avec un monceau de papier à gérer, tout ceci serait depuis longtemps insurmontable. »

Néanmoins, quelles pourront être les conséquences, si le papier est banni, si les documents avec lesquels on travaille ne sont encore disponibles que virtuellement ? « Aucun souci » tempère Bernhard Herzog, directeur de la recherche et du développement chez le consultant stratégique M.O.O.CON : « Les données ne sont pas virtuelles à cent pour cent et ne le seront par ailleurs jamais. Mais concrètement, je remarque dans les derniers projets que nous avons accompagnés, pour des moyennes et grandes entreprises, que le recours au papier a baissé de soixante-quinze pour cent. »

Les derniers « vingt-cinq pour cent de papier », évoqués par Herzog, sont indispensables dans le processus créatif et la recherche d’idées. De même pour les documents sensibles tels que des contrats, aussi longtemps que des questions techniques ou juridiques sont en attente de résolution et devront être considérés en tant que documents singuliers comme ceux ayant vocation à être signés. Les derniers documents, mais non les moindres, représentent le précieux « héritage » (les archives en version originale selon Herzog) impliquant une numérisation ultérieure : « Plans, images, dessins, photographies et dossiers entiers du passé en attente d’être scannés…une opération compliquée, chronophage et aussi considérée très coûteuse. Dans ces domaines-là, on ne trouvera pas, jusqu’à nouvel ordre, de substitut au papier. »

La question demeure : Que faire de toute cette cellulose ? Et surtout : Que faire du reliquat de la conversion au sans-papier ? « L’archivage et le classement sous forme papier ne trouveront bientôt plus asile dans l’environnement immédiat du poste de travail, et se trouvent de plus en plus redirigés vers des espaces de stockage central », explique Oliver Pestal de l’agence Designfunktion. « Selon les possibilités qu’un lieu peut offrir cela se passe, soit dans la cave, soit au cœur du bâtiment ou alors dans un dépôt externalisé, loué auprès d’un prestataire de services, ce qui permettra de faire livrer à la demande un carton lambda dans nos locaux jusque sur mon bureau. » Les avantages de cette centralisation des espaces de stockage : Premièrement plus d’esthétisme dans le bureau, deuxièmement une meilleure vision globale des dossiers, troisièmement une économie de surface dans le rangement et enfin une réduction de l’ensemble des coûts immobiliers.

« Je mets en garde de ne réaliser cette centralisation des espaces de stockage que dans une recherche d’efficacité », explique Bernhard Kern, directeur de projet chez Roomware Consulting GmbH. «

Je peux naturellement rendre un poste de travail plus efficace si je travaille en mode numérique, en opérant sans paperasse et sans devoir ouvrir un classeur. Mais en fin de compte, il ne s’agit pas avec moins, ou sans, papier dans les bureaux de réduire l’espace des employés. Il s’agit plutôt de leur offrir une plus-value dans le confort, le bien-être et la possibilité du choix sur leur poste de travail. »
Kern souhaite réfréner et relativiser l’enthousiasme général des adeptes de la dématérialisation des données et de la non-territorialisation du bureau : « Il est vrai que nous archivons moins de papier que dans le passé. Mais il est tout aussi vrai que jamais dans l’histoire de l’Humanité on avait autant imprimé de papier. Les e-mails, leurs pièces jointes et la communication consécutive feront l’objet d’une impression et seront aussi vite jetés à la poubelle. Certains processus de planification et de communication ne sont toujours pas aujourd’hui concevables sans support papier. A ceci s’ajoute la part exponentielle du papier dans l’emballage et l’expédition de marchandises. La révolution annoncée d’un papier sur le déclin n’a pas eu lieu. »

Pour réussir un passage sans histoire à l’heure numérique, quelques points méritent une attention particulière – indépendamment bien sûr du fait que les données seront stockées sur un serveur interne ou dans une ferme de serveurs basée entre le sud de Vienne et le sud de l’Inde. C’est ce que, dans le jargon technique, on appelle la « gestion de contenu d’entreprise » (ECM). « Si j’opte pour un bureau sans papier, cette conversion doit être réalisée de façon cohérente et en profondeur », conseille Heino Schneider, directeur de la société allemande Bitfarm. « Il est important que l’électronique remplace le papier et non le complète – que ce soit pour les documents entrants ou sortants, dans le stockage des plans ou le processus de communication interne. Quand on commence à scanner les factures à titre complémentaire, l’expérience prouve que le chaos survient inévitablement. »

Dans tous les cas, un système redondant et tout aussi sécurisé est nécessaire, pense le dirigeant de cette société fondée en 2000, spécialisée dans le développement de logiciel open source personnalisé et la fourniture de services associés. « Toutefois je préconise une redondance dans le sens d’une sauvegarde sur deux serveurs distincts. Si l’un fait défaut, l’autre sera toujours opérationnel. Il peut y avoir du papier, mais il ne doit plus jamais compter dans le jeu. » Il faut également prêter attention au facteur temps dans la recherche standardisée de documents et le processus de prise de décisions, ceci grâce à un marquage pertinent des données. Schneider : « Une telle conversion, du support papier au stockage électronique, ne se fait pas du jour au lendemain. Nombreux sont ceux qui s’y perdent ici ! Je conseillerais de s’organiser selon les formats ou les départements et d’avancer progressivement. » Pour les entreprises de taille moyenne, le processus dure généralement trois à six mois, pour les grandes la conversion peut facilement prendre deux à trois ans jusqu’à son accomplissement.

« Le futur sera numérique, il n’y aura pas de retour en arrière » pense Karl Heinz Mosbach, dirigeant de ELO Digital Office GmbH, une agence qui accompagne les entreprises en Autriche et en Allemagne. « Afin que nous puissions rendre cet avenir possible, je recommande le recours à des formats standards assurant une lisibilité des données, même des années plus tard, en plus d’un système de sauvegarde sécurisé. » En outre, les données devront être stockées dans des formats sécurisés, donc non réinscriptibles comme TIFF ou PDF/A. Mosbach : « Ma vision est qu’à l’avenir, nous utiliserons le stockage numérique non seulement en tant qu’archivage inerte de documents, mais aussi comme un moteur au quotidien, stimulant des processus de travail dynamiques, collaboratifs favorisant l’esprit d'équipe. » Que l’on utilise réellement moins de papier ou pas - cela dépend de l'aménagement spécifique des bureaux et de la nature des lieux, mais surtout de la culture d'entreprise de chacun. Toutes les parties prenantes en conviennent. À l'avenir et d’après les prévisions, les bureaux seront encore plus petits, les armoires à classeurs auront été déplacées ou supprimées, et les données se seront dématérialisées dans les nuages numériques. Dans la conception des postes de travail et les outils de communication qui y sont associés, cette évolution ouvrira de nouveaux espaces jusqu’à présent inexploités.

Wojciech Czaja

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