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Conférence en rocking chair : Activity Based Working.

Magazin contact #23

Sur quoi je travaille? Quel est mon besoin d'espace? Et quel est le meilleur endroit pour cette activité? Telles sont les questions induites par ce que l'on appelle l’Activity Based Working. Nous avons recherché et recueilli tout ce qui doit être pris en compte dans la mise en oeuvre de l’ABW.

L’échange vient juste de commencer. Sa durée a été estimée à un quart d’heure. Au lieu d’aller dans une salle de réunion, les collègues se sont cette fois retrouvés autour du pupitre jaune. Le matériel dont la table se compose laisse une impression de familiarité. Guère surprenant car les panneaux de coffrage 3-SO sont utilisés sur tous les chantiers de construction du monde, pour les maisons familiales en Basse-Autriche et du Ground Zero du World Trade Center jusqu’au 828 mètres de la tour Burj Khalifa à Dubai. « Le panneau de coffrage hautement performant qui satisfaisait les demandes spéciales et beaucoup d’autres applications, comme indiqué dans le prospectus de Doka, l’enseigne leader du marché.» Le catalogue tient ses promesses. « Naturellement nous nous réjouissons de la belle et rafraîchissante rénovation de nos bureaux » dit Evi Roseneder, responsable de la communication d’entreprise. En compagnie de sa cinquantaine de collègues du département Gestion des Produits et Marketing, elle a pris ses quartiers dans le nouveau bureau de presque 700 mètres carrés qui a été aménagé dans l’ancienne salle des fêtes du bâtiment. « Mais la spécificité de notre nouveau bureau ne réside pas seulement dans sa conception ouverte et sa taille mais aussi dans l’implantation de tout un univers de travail inédit. Chacun travaille où cela lui chante sur le moment ».

 

L’Activity Based Working, ou plus brièvement ABW, désigne la nouvelle façon de travailler ensemble dans le jargon du monde du bureau. Ce qu’elle implique : au lieu d’être affecté à un bureau fixe de façon permanente, on dispose d’un large éventail de différents concepts de postes de travail. Cependant dans l’ABW, contrairement au partage des postes (Desksharing) mis en place il y a quelques temps déjà, le focus cible le choix du profil de poste respectif le plus adapté au type de tâche. Ou, comme le dit Roseneder : « Ce n’est pas la même chose quand je conceptualise en groupe ou au cours d’une séance de brainstorming et quand je mène une conversation privée entre quatre yeux. Par conséquent, les besoins en terme de lieu de travail seront différents. » La refonte a été accompagnée par le conseiller en organisation viennois M.O.O.CON sous la forme d’une gestion personnalisée du processus de conversion. L’entreprise fondée en 1998 a déjà accompagné d’innombrables entreprises et réalisé des bureaux d’inspiration ABW. « L’Activity Based Working n’est rien d’autre que l’organisation de mon poste individuel appliquée à tout notre bureau. » nous explique Bernhard Herzog, responsable Recherche et Développement chez M.O.O.CON. « Il est important qu’à la nouvelle façon d’envisager le lieu de travail, réponde en écho une évolution de l’état d’esprit. Idéalement les utilisateurs seront plus actifs et plus vivants. Ce n’est pas seulement le quotidien au bureau qui est plus sain mais également l’ensemble du processus de communication qui est plus intense ».

 

Toutefois, selon Herzog, l'introduction de l’ABW ne doit pas être associée à une attente primaire d'efficacité et d'économie d'espace. « Aucun employeur dans le monde ne fait quelque chose par pur altruisme. C'est entendu. Mais je voudrais mettre en garde contre l’idée d’envisager cet objectif comme une priorité. Ce serait l’assurance d’un échec. En premier lieu, il doit être question de proposer aux employés une nouvelle façon de travailler porteuse de beauté, de communication et peut-être aussi un peu de plus de plaisir au quotidien. Plus l’offre en différents environnements de postes de travail sera variée et vivante, le mieux ce sera. » Cela, Barbara Masser-Mayerl le sait aussi. La responsable de la communication de la société pharmaceutique Glaxo Smith Kline Autriche dont le siège se situe dans l’immeuble viennois Euro Plaza a ressenti l’intensité de la gestion du processus de changement.

« Sur notre précédent site à Wien-Auhof, les employés étaient habitués aux petits bureaux individuels et collectifs », dit Masser-Mayerl. « Le bureau grand volume avec partage des postes fut vraiment une claque pour nous. Mais avec une bonne préparation en amont, mener un tel processus est une bonne chose. » L’accompagnement de cette refonte intensive aura durée 1 an et demi. Non seulement à travers le choix des meubles, mais aussi lors de la conception, la création et la désignation des différentes salles de réunion, tous domaines auxquels les membres du personnel purent contribuer. Et ainsi nomme-t-on désormais les salles de réunion : forêt, prairie, oasis, vaisseau spatial, baby-foot et p’tit verre. « La chose importante est que l’Activity Based Working convienne à l'entreprise», explique Bernhard Kern, Directeur Général de Roomware Consulting GmbH, qui accompagne ses clients dans la mise en oeuvre des concepts ABW. « Si passer du temps dans une cafétéria studieuse ou dans une alcôve silencieuse n'est pas considéré comme du temps de travail et de la recherche de puissance créatrice, alors je déconseille une telle mutation à l'entreprise. » Un tel concept prend particulièrement tout son sens quand le personnel est impliqué dans le projet et peut agir de façon créative et autonome. Alors, affirme Kern, l’ABW sera un immense gain en matière de communication et de qualité pour l’entreprise.

 

« Avant même de penser à introduire l’ABW », conseille Astrid Zuwa, directrice générale de la société Designfunktion dédiée au bureau moderne et au design résidentiel, « Je recommande d'analyser la propre essence de son métier et sa propre culture d'entreprise. Dans une communauté qui a la culture du travail de 9 à 17h cette organisation a plutôt peu d’intérêt. » Tant que c’est la culture du travail qui s’adapte à celle de l’entreprise, dit Zuwa, on ne peut pas aller assez loin avec l’Activity Based Working. « Est permis ce qui plaît. Nous avons déjà aménagé des cabinets d’avocats avec des douches, des salles de réunions avec des canapés-lits et des zones de décompression avec des hamacs. » Un récent - et très médiatisé - exemple d’ABW est le premier campus ouvert récemment dans le quartier du Belvédère à Vienne. Pour ses quelques 4500 employés, un concept d’open-space avec Activity Based Working a été développé en collaboration avec le cabinet de design d'intérieur Berlinois Kinzo. « Nous avons regardé autour de nous, dans différentes entreprises en Scandinavie, en Allemagne et en Suisse, renchérit Ursula Kuntner, haut-responsable de l’implantation de DNA (Die Neue Arbeitswelt – Le nouveau monde du travail) pour People Stream Lead. « Nous avons repris le meilleur de ce que nous avions observé pour ce qui convenait à notre propre concept. » Le résultat est un mélange conventionnel de bureaux partagés et une zone intermédiaire hétérogène, très variée avec de nombreuses possibilités d'affectations différentes. Certaines personnes sont assises à des Me-Desks (bureaux individuels), d’autres à des We- Places acoustiquement isolées, d'autres encore dans un fauteuil sous un arbre en caoutchouc. « Une merveilleuse atmosphère de bien-être s’est instaurée » dit Kuntner, « Mais cela tient aussi au fait que nous avons rendu le processus très intense. » Les ambassadeurs spécialement désignés de DNA ont recueillis les craintes et les désirs des planificateurs, du conseil d'administration et des employés dans une médiation durant la phase de planification et de mise en oeuvre. « Les vieilles habitudes ne sont jamais faciles à abandonner. Aujourd'hui, cependant, je peux dire que la communication a augmenté et la responsabilité personnelle des employés a pris un ascendant significatif sur les voies hiérarchiques. Ce qui était encore source d'anxiété et d'inquiétude hier, est aujourd'hui, dans la plupart des cas un motif de fierté et de joie.

 

Wojciech Czaja

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