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Prière de ne pas déranger ! Sphère privative dans les bureaux en open space.

Magazine Contact #22

Ensemble, c’est tout ! Le titre du bestseller signé par l’auteur française Anna Gavalda illustre la situation actuelle dans les espaces ouverts – car ici on est toujours en bonne compagnie ! Des conditions merveilleuses pour un travail en équipe ! Mais que penser de ces conditions pour des tâches qui nécessitent une concentration particulière ? Comment la sphère privative individuelle peut-elle être intégrée dans un open space ?

Ces dernières années, les concepts flexibles pour les espaces ouverts, qui favorisaient la coopération entre collègues, étaient la grande tendance dans l’architecture moderne pour bureaux. Il fallait rompre les barrières de communication et ainsi l’aménagement des bureaux est passé des espaces fermés aux espaces ouverts. Les bureaux ouverts (Open Offices) passent pour un lieu idéal de travail profitable à équipe tout en laissant de côté un besoin fondamental : la sphère privative !

L’étude « Office Settings (2014) » de l‘institut Fraunhofer définit le rôle de l‘ambiance de travail dans un monde de travail hyper flexible. Un ameublement réussi et les possibilités de s’isoler pour une tâche demandant de la concentration sont, entre autres, les facteurs qui influencent énormément la satisfaction des employés envers l’ambiance de travail. Il s’agit d’un fait très intéressant du point de vue de l’entreprise, puisque les employés satisfaits sont plus performants et leur motivation au travail est renforcée. En principe la sphère privative signifie pour chacun de pouvoir maîtriser la proximité et la distance, ou plus particulièrement encore, réguler les informations personnelles et les influences venant de leur environnement immédiat. Plus facile à dire qu’à faire – surtout dans les bureaux ouverts. A l’époque d’un monde du travail numérique une autre conception de sphère privative émerge : Aujourd’hui on ne peut plus définir la sphère privative exclusivement du point de vue territorial, ni par un ensemble de caractéristiques incluant des éléments acoustiques, visuelles ou par la configuration des lieux, mais plutôt du point de vue de critères sociaux et technologiques lors d’une transmission des informations privées. La culture respective d’un pays ou d’une entreprise, ainsi que la personnalité et l’état d’âme d’un collaborateur et ses tâches influencent le besoin en zones privées de celui-ci. Le besoin de se retirer varie dans la journée selon les tâches à accomplir : qu’il s‘agisse des tâches quotidiennes ou des travaux nécessitant une haute concentration. Les concepts d’aménagement des bureaux devraient le prendre en compte. 

Retour à la cellule individuelle ?

C’est justement le travail intellectuel moderne qui nécessite des capacités de concentration énormes : Le volume des informations augmente de façon fulgurante et la vitesse de traitement s’accélère. La stimulation des innovations et la garantie pour une certaine compétitivité requièrent une communication rapide et spontanée, une bonne coopération et un travail en équipe efficace. Le besoin de contacts sociaux ainsi que d’une sphère privative est bien ancré dans l’homme et il est indispensable pour une progression productive de l’entreprise. La solution n’est donc pas de retourner aux bureaux cellules. La clé du succès réside plutôt dans un concept d’espace bien équilibré – toutes les places de travail devraient être situées dans des zones où les possibilités d’isolation et de communication ouverte sont bien proportionnées. 

Sphère privative sur mesure.

Bernhard Kern, le gérant de la société Roomware Consulting S.A.R.L., définit ainsi la règle d’or pour l’intégration de la sphère privative dans un concept stratégique d’espace de travail : « Ce qui compte est d’offrir aux collaborateurs divers environnements aptes à servir d’ambiance stimulante avec des espaces plus ou moins ouverts ou fermés. Ces environnements de travail différenciés offrent un concept d’espace équilibré. Ainsi les collaborateurs peuvent choisir leur propre environnement convenant le mieux à leurs besoins et tâches du moment ». Ces conditions favorisent le bien-être et la motivation des collaborateurs, renforcent l’identité d’entreprise et fidélisent les employés à celle-ci en tant qu’instrument stratégique dans l’Employer Branding. « Il est essentiel de concevoir des espaces de bureaux qui, d’une part encouragent le travail en équipe et l’échange des idées, et d’autre part accordent assez de place à la sphère privative des collaborateurs », explique Bernhard Kern. Celui qui est à la recherche d’inspiration la trouvera dans un working café animé, celui qui cherche un coin tranquille pour un travail demandant d’être concentré ou pour réfléchir intensément, trouvera sa place dans un Silent Room. Pour la discussion des sujets confidentiels on choisit des salles de réunion ou des bureaux isolés, qui sont à la disposition de tous les collaborateurs en cas de besoin. Des tâches quotidiennes peuvent être réglées sans problèmes dans les espaces ouverts. Une circonstance qui favorise la communication informelle, qui est si importante pour le transfert de connaissances dans les entreprises. 

Une réglementation et une culture claire.

Une répartition en zones bien conçue des espaces de bureau, ainsi que des règles précises et une culture bien claire jouent un rôle essentiel : Les entreprises peuvent définir des règles qui garantissent un comportement respectant la sphère privative des collaborateurs. Deux exemples :

  • Sur place uniquement des appels téléphoniques de courte durée. Pour des conversations plus longues on devrait recourir aux zones prévues. 
  • Au bureau la sonnerie du portable doit être mise sur silencieux. Les appels entrants sont signalés par une alarme de vibrations. 

Il est évident que les supérieurs hiérarchiques devraient également respecter ces règles, ce qui renforce l’acceptation de la part des collaborateurs. En résumé on peut retenir, qu’il est important de s’interroger sur son propre comportement et de pratiquer une communication ouverte. Seul celui qui tient compte des autres, peut attendre la même chose de ses collègues.

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