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Pour être bref. Profiter des réunions avec efficacité.

Magazine Contact #26

Trop long, sans structure et sans résultats : La qualité de beaucoup de réunions correspond exactement à leur mauvaise réputation et irrite fortement les cadres et les employés. Les réunions pourraient pourtant être une chance réelle pour plus de cohésion et de productivité dans l’entreprise.

Si ce n’est pas le contact direct pour développer des idées, recueillir des opinions et échanger des informations – quoi donc ? Mais le principe à suivre est également de placer la qualité avant la quantité. Il est temps de remettre en cause la culture même de la réunion et de son effet sur les réunions ! Idéalement les réunions servent à augmenter la créativité et la productivité des équipes et à poser les jalons d’un travail coopératif en équipe qui vise des résultats. La culture des réunions d’une entreprise dépasse largement la salle de réunion. Il vaut donc la peine d’examiner de plus près tous les critères de réunion, soit au niveau de qualité ou de quantité et de développer la culture de réunion parfaite pour la propre entreprise. Les réflexions concernant la fréquence, la durée, le lieu et les participants en font partie, ainsi que la définition des « règles de jeu » pour la réunion elle-même. La réalité est pourtant souvent toute autre : des réunions trop fréquentes, non structurées et sans résultats ou des discours sans fin mènent tout droit à la frustration et à l’indifférence. Des conférences inefficientes gaspillent le temps de travail individuel ou le temps de travail en équipe et, dans le pire des cas, les deux à la fois.

Un autre effet s’ajoute : des réunions fréquentes coupent la journée de travail, les flow ou les phases deep-work tant prônés où on peut se plonger profondément dans ses tâches sans être dérangé, deviennent de plus en plus rares. Comment les employés peuvent-ils travailler sans être dérangés et finir les tâches qui traînent sur le bureau ? Ils sacrifient de plus en plus leur fin de la journée et leur fin de semaine. Un fait qui rend les employés mécontents et qui augmente la probabilité de fluctuation et d’épuisement.

 

Minimalismus à la Google, Apple und Co.

Lorsque le co-fondateur de Google Larry Page a repris la gestion de Google en printemps 2011, il a établi un mémento pour toute la société. Depuis : il n’y a pas de réunion sans objectif ou sans décideurs, le nombre de participants est limité à10 et chacun doit apporter sa contribution ou ne pas prendre du tout part à la séance. Le fondateur de Apple, Steve Jobs, a également suivi le principe du minimalisme et a décommandé de manière aimable mais déterminée les personnes dont la présence n’était pas nécessaire. De nos jours beaucoup d’entreprises start-up suivent ce principe érigé par les géants technologiques.

 

Ingrédients pour plus d’efficience et plus d’attention.
Une chose avant tout : Le besoin en réunions et leur conception sont tout autant singuliers que les entreprises elles-mêmes. La formule universelle du succès pour des réunions efficientes n’existe donc pas. Les modèles de réussite dans des secteurs différents démontrent pourtant qu’il y a des règles communes pour augmenter l’efficacité des réunions et pour favoriser l’attention des participants.

Pas de réunion juste pour la réunion
Y-a-t-il un sujet à discuter ? Quelle est la raison à ce rendez-vous commun ? S’il n’y a pas de réponses à ces questions, la réunion est inutile.

A chaque réunion son agenda
Si on ne fixe pas des points à l’ordre du jour, on risque des discussions éternelles sans véritables résultats. Il faut définir les sujets et les objectifs à atteindre au cours de la réunion. En outre : Les participants sont désignés par l’agenda.

Espaces nouveaux
Il faut distinguer les salles de conférence. L’aménagement des espaces influence profondément la créativité et l’attention des participants. Des réunions nécessitant de la créativité exigent d’autres espaces que des réunions de gestion. La salle de réunion classique voit arriver des concurrents sous forme de nouvelles zones de collaboration peu conventionnelles où la recherche d’idées et l’échange rapide et informel des idées dans une atmosphère agréable sont possibles.

Standup-Meetings.
De nouvelles formes de réunion telles que la réunion debout ou la réunion en marchant peuvent augmenter l’agilité et la créativité de l’équipe. Des réunions debout nécessitent en moyenne 34 % de temps en moins pour arriver à des décisions (Source : Etude de l’Université de Missouri).

  

Délais précis
« Une activité sera réalisée dans le temps imparti », c’est la première loi de Parkinson. Il faudrait donc prévoir des créneaux horaires stricts pour les réunions.

Structure, structure, structure
Ce ne sont pas seulement les objectifs concrets et l’agenda qui structurent les réunions constructives mais également un présentateur qui donne de la forme à la séance. Il surveille le respect des règles convenues, résume toutes les opinions, arrête tous ceux qui parlent pour ne rien dire et soutire même des opinions aux « caractères calmes ».

« C’est la visualisation qui recèle le plus puissant levier pour une bonne culture de réunion », exprime Florian Grolman, gérant et associé principal du consultant initio à Berlin (Source : Harvard-Business-Manager, octobre 2017). On aura donc recours aux tableaux de papiers et faces à punaiser, ainsi qu’aux médias électroniques pour la présentation et la visualisation. Cela concerne également le protocole, qui consigne par écrit les résultats importants en tant que décisions et les to-dos.

 

L‘efficience demande de la culture
Un processus structuré est indispensable pour établir une nouvelle culture de réunion. Des équipes, des services ou toute l’entreprise participent à ce processus en analysant et évaluant leurs réunions et en empruntant de nouvelles voies sur la base des résultats. L’effet des réunions, positives ou négatives, est de grande envergure. Il est donc payant de regarder de plus près la culture de réunion et ses détails et d’avoir le courage de changer quelques habitudes. De bonnes réunions peuvent être un précurseur pour une meilleure vie professionnelle : vers une productivité augmentée, une collaboration plus étroite et une communication plus ouverte, plus sincère et avec finalement plus de satisfaction au travail.

 

Des réunions plus efficientes en 5 étapes.

 

  1. Se renseigner
    Recueillir les impressions des collaborateurs : profiter des sondages et des interviews pour relever l’opinion des membres individuels de l’équipe. Une réaction sincère fait apparaître l’étendue complète de la culture de réunion.

  2. Analyser
    Une évaluation commune et une entrevue des informations recueillies : quelles sont les choses qui fonctionnent ou qui ne fonctionnent pas ? La discussion sur les résultats du sondage ou sur les interviews devrait se dérouler ouvertement et avec objectivité.

  3. Fixer des objectifs
    Une définition des objectifs communs et importants pour chacun. Les employés sont plus motivés s’ils peuvent profiter personnellement des initiatives en groupe. Un objectif éventuel serait de fixer des jours sans réunions ou des délais adaptés au besoin individuel.

  4. Poursuivre des objectifs
    Fixer des objectifs concrets et quantifiables, puis contrôler et documenter régulièrement les progrès. Ainsi on voit plutôt vite les premiers succès et on peut corriger des reculs évidents.

  5. Réfléchir
    Des réunions régulières en groupe pour dresser ouvertement bilan : Quel est le sentiment des employés pendant les réunions et quelle est en général leur position au processus de travail ? Il faut du temps pour changer des processus opérationnels et pour changer son comportement

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