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Les Open Units remplacent les Open Space.

Magazine Contact #28

Le concept de l‘Open Space est la tendance du moment. Pour les uns il s’agit d’une vision captivante dans un monde de travail numérisé. Pour les autres il semble être une menace dangereuse qui confond l’Open Space avec un bureau grand espace et un bureau partagé. Quel est le degré d’ouverture nécessaire dans un bureau contemporain ? Une analyse critique entre erreurs et tromperies.

Pour s’approcher d’éventuelles réponses, il faut d’abord poser la question suivante : de nos jours, où et comment travaille-t-on dans les bureaux ? On ne peut pas mettre tous ses collaborateurs dans le même panier. La journée type d’un représentant commercial est complètement différente de celle d’un comptable. Et pourtant les postes de travail fixes ne sont utilisés en moyenne que pendant un tiers du temps de la semaine de travail. Nous passons les deux autres tiers loin de notre table de bureau : en réunion, dans des zones de pause, dans des zones de Coworking, au bureau à domicile ou en déplacement. On pourrait encore continuer cette liste. En conséquence, le monde professionnel a introduit le terme “Activity Based Working“ : Nous utilisons les lieux de travail les mieux appropriés à notre activité ponctuelle.

 

Bureau cellule ou bureau grand espace : quelle est l’option idéale ?

« Ce n’est sûrement pas la bonne question », répond Bernhard Kern, gérant de Roomware Consulting – le cabinet qui s’occupe du développement et de la conception des bureaux. « C’est l’organisation d’une entreprise qui définit le bon concept de bureau et il doit bien convenir à la culture d’entreprise. La décision pour une certaine forme de bureau va de pair avec les méthodes de travail dans le futur. »

 

Les entrepreneurs aiment beaucoup les bureaux grand espace, car ils sont – sans surprise – moins chers. Une règle d’or dit que le coût des surfaces est un tiers moins cher que celui pour les bâtiments avec des bureaux cellules classiques. Cet aspect économique positif présente pourtant de grands inconvénients. Un changement de nom, passer de bureau grand espace à Open Space, ne sert à rien. On connait bien les problèmes dans l’Open Space et ils sont très difficiles à gérer : l’exposition au bruit, des problèmes de concentration et – un fait plutôt paradoxal et vanté en tant que grand avantage – la réduction de la communication : Lors d’une étude récente à Harvard, on a constaté une baisse allant  jusqu’à 70 pourcents des entretiens personnels dans les bureaux Open Spaces par rapport aux petits bureaux.  Simultanément la communication digitale par Messenger ou e-mail a augmenté de 67 pourcents. Le résultat : Les collègues se cachent derrière leurs ordinateurs, ils enfilent les casques sur les oreilles et, muets, poursuivent leur travail.  

Revenons-nous au bureau cellulaire traditionnel ? Le bureau aménagé d’une grande table de bureau et d’innombrables mètres d’espace de rangement ? Nullement, même si la cellule est encore la forme de bureau la plus populaire auprès des employés. Selon l’Institut Fraunhofer le taux d’employés qui travaillent dans des bureaux cellules classiques s’élève encore à presque 50 pourcents. En plus on se montre d’abord sceptique à tout changement. Pour une grande partie des collaborateurs le bureau cellule reste la manifestation concrète d’une hiérarchie, d’un statut et d’un droit de propriété.

Toutefois dans le bureau cellule classique les aspects négatifs sont d’une énorme gravité : dans beaucoup de secteurs d’entreprises, les structures en cellules rigides entravent les processus de travail modernes qui sont orientés vers la coopération. Ils augmentent considérablement les frais de construction et impliquent une efficience de surface très faible. Tout cela, comme mentionné plus haut, pour une présence réelle sur le poste de travail comprise entre 30 et 50 pourcents.

 

Bien que les cellules individuelles pour 1 personne soutiennent un travail concentré, la situation dans les bureaux pour 2 ou 4 personnes est complètement différente : on y ressent la communication et son niveau sonore comme perturbant – plus que le niveau sonore constant dans des structures de l’espace ouvertes.

Le paradoxe dans la discussion “bureau cellule contre bureau grand espace“ est donc que des caractéristiques qui devraient être ressenties en tant que qualités sont perçues négativement dans la forme de bureau respective. 

 

Les Open Units apportent l’équilibre de la communication et de la concentration.

Le futurologue Sven Gabor Janszky établit dans son livre “2025 – Notre travail dans le futur“, l’hypothèse, qu’il y aura trois scénarios d’espaces dans les futurs bâtiments de bureaux : Silent Rooms pour un travail hautement concentré, des espaces de communication technicisés pour des réunions réelles et virtuelles, ainsi que des espaces de Coworking qui offrent une ambiance idéale pour la coopération. Tandis que les deux premiers concepts offrent les solutions cellules classiques, les Coworking Spaces tolèrent une grande liberté créative dans l’organisation et l’aménagement. On peut souvent observer une chose : ils ne sont ni bureau grand espace ni cellule. Des experts, tel que l’architecte Martin Stara de Prague, dont le studio d’architecture Studio Perspektiv est spécialisé sur des concepts de bureaux de New-Work, appellent ces zones Open Units. On parle de zones d’espaces en dimensions nouvelles et avec des petites structures qui sont pourtant ouvertes et qui ciblent surtout la collaboration : des espaces-projets, des bibliothèques, des Workcafés, des îlots pour la communication, des niches pour se retirer, des bureaux d’équipe, des lobbies, des jardins et des salons etc.; les façons de réaliser l’aménagement sont innombrables. On peut considérer les Open Units en tant que réponse à l’Activity Based Working. Ainsi chacun a la liberté de choisir la place de travail idéale selon son activité. La table de bureau personnalisée y joue seulement un rôle secondaire. L’espace de rangement a un rôle encore inférieur, car ce sont maintenant  Notebook et Cloud qui prennent le relais.

Les Open Units font partie d’un concept de bureau ouvert. Les unités de l’espace ont pourtant une plus petite structure, elles sont divisées et – selon leur fonction – plus ou moins isolées de la vue et du bruit. L’idée d’unité, comme on l’appelle dans la théorie organisationnelle, est également mise en œuvre dans l’espace. L’avantage principal de ses unités organisationnelles est d‘encourager la collaboration. Dans les processus d’innovation créatifs, les unités stimulent d’une part la liberté de penser et offrent d’autre part une isolation nécessaire pour un travail en équipe et un travail concentré sur projets.

Reste l‘argument du coût et la question de savoir comment créer la marge de manœuvre financière pour les unités ouvertes supplémentaires. En renonçant aux bureaux cellules qui engloutissent des sommes et qui occupent beaucoup de surface et en concevant des postes de travail classiques d’une façon innovante, soit par Desksharing soit par l’économie d’espaces de rangement, qui ne sont plus requis, on devrait y arriver facilement. 

 

Vsualisation: Studio Perspektiv, Prague: www.perspektiv.cz

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