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Smarter Ecommerce: Culture de bureau jeune au look vintage.

Magazine Contact #29

En arrivant dans la cour intérieure de l’ancienne usine de tabac à Linz, on ressent un calme insolite. Le bruit de la ville est banni de l’autre côté des murs en briques, la seule chose qui subsiste est le va et vient des gens qui y travaillent. On arrive au quatrième étage avec le monte-charge. D’ici on peut observer la ville moderne par de grandes fenêtres, tandis que des fissures sont les témoins d’une époque industrielle bien révolue.

Nous avons rendu visite à l’entreprise de services Smarter Ecommerce –smec  en version abrégée – qui a trouvé son nouveau siège principal dans l’usine de tabac à Linz. 120 employés développent des solutions logicielles pour le marketing de moteur de recherche. Ils sont libres de choisir leur place de travail, soit dans le working café, sur un poste de travail partagé ou dans des silent rooms. Le gérant Jan Radanitsch nous reçoit avec un gâteau au chocolat au lieu d’un simple café comme d’habitude. « Nous fêtons notre 12ème anniversaire aujourd’hui ». Quelle belle occasion pour une interview sur le développement de la culture de bureau au 21ème siècle.

 

Vous avez fondé votre entreprise avec votre collègue Christian Gorbach en 2007 et dix ans plus tard votre entreprise Smarter Ecommerce a emménagé dans un nouveau bureau dans l’usine de tabac à Linz. Quelle était votre priorité lors de la recherche d’un nouveau site ?

Comme nous avons connu une forte croissance, le bureau est devenu trop petit seulement neuf mois après l’emménagement. On a réparti nos départements sur divers étages ou même sur d’autres sites dans la ville. Nos différents services doivent beaucoup communiquer et coopérer. Il me paraissait donc essentiel de pouvoir les installer tous sur une surface commune et d’avoir assez de place pour une éventuelle phase de croissance. Un autre critère était la proximité du centre-ville. J’aime le sentiment de quitter l’entreprise en fin de journée de travail et de trouver une vie urbaine qui m’attend. Pendant les deux dernières années une atmosphère de campus s’est vivement développée dans l’usine de tabac.

 

Quels étaient les critères les plus importants au cours de la planification et la réalisation du nouveau bureau ? D’où venaient votre motivation et inspiration ?

Il était important pour nous, de créer un point central commun où les collaborateurs peuvent se rencontrer. Nous avons donc installé une grande zone centrale sous la forme d’une cuisine communautaire ouverte et nous avons renoncé aux blocs d’alimentation dans les ailes latérales. Il y a bien sûr dans ces zones des possibilités pour un travail commun et des entretiens courts en équipes, mais c’est surtout le working café où les collaborateurs des différents services se réunissent  pendant la journée pour un café en passant, pour le  déjeuner ou pour un échange d’idées. Le deuxième point important était de conserver le caractère de ce bâtiment historique. Les espaces doivent rester en balance, ce qui peut uniquement être garanti si on s’engage dans l’histoire et si on lui accorde de la place. Les traces d’usure font partie du bâtiment et maintenant également de nous.

Du point de vue concept de table de travail partagée, nous avons observé d’autres bureaux et consulté des architectes. Même nos employés ont été intégrés dans ce processus. Des porte-paroles des différents services se sont réunis pour discuter leurs exigences et leurs réalisations.  

 

 

Quelles étaient les plus grands défis au cours des travaux et quelles furent les solutions ?

La hauteur réduite des pièces a compliqué un concept d’aération idéal pour les grands espaces. Nous coopérons avec le service en charge des monuments historiques pour pouvoir conserver les murs anciens. A l’époque le couloir central a été construit par l’architecte Peter Behrens en forme légèrement arrondie. Pour conserver cette « banane », elle reste dégagée des appareils techniques.

 

Comment interprétez-vous le terme « culture de bureau »? Quel est le rôle de l’architecture dans ce contexte ?

Culture est l’ensemble des comportements établis, qui est créé par une société. Je rappelle sans cesse à mes collaborateurs : Quiconque entre par cette porte, façonne la culture du bureau. Etant gérant, je ne peux pas influencer le fait que chacun s’intègre ou pas dans la communauté, mais je peux créer les conditions essentielles. Une température ambiante agréable, une bonne acoustique et un aménagement réussi sont des facteurs importants pour que les employés se sentent à l’aise sur leurs postes de travail. Je pense que ce n’est pas le temps passé au travail qui compte. Les employés doivent avoir la possibilité de faire leur travail d’une manière efficace au moment opportun et au bon endroit. Notre working café par exemple est utilisé en dehors des pauses pour des réunions.

Churchill a dit : « D’abord c’est nous qui formons nos bâtiments, plus tard ce sont eux qui nous forment. » Comment voyez-vous cette phrase par rapport à la vie au bureau dans votre entreprise ?  

Auparavant nous avons beaucoup réfléchi et nous n‘avons pas fixé tous les détails afin de voir comment les choses se développeraient. Le bureau grand espace qui a d’abord suscité des réactions sceptiques, a connu un développement intéressant. Le niveau sonore a automatiquement baissé. Ainsi l’espace ouvert a conditionné la façon de travailler de nos collaborateurs. Le couloir d’une longueur de 110 m et d’une largeur de 4 m, qui a été laissé ouvert et ayant uniquement la fonction de couloir,  pourrait être considéré comme un gaspillage. Effet secondaire positif : ce couloir réunit les gens.  

 

Vos employés sont libres de choisir leur place de travail. Quelles étaient les mesures spatiales que vous avez prises, pour que le concept de desk-sharing ait été accepté de manière positive ?

Au début la situation était plutôt stressante pour quelques employés. Après quelque temps les employés se sont habitués à la situation, mais n’échangent que peu les places entre eux. Il y a une chose très appréciée par les employés, c’est la possibilité de pouvoir utiliser les différentes zones selon leurs tâches à accomplir. On peut réserver des tables pour un temps limité pour une équipe travaillant sur des projets spécifiques. Nous établissons des structures, nous essayons de les rompre et de les améliorer – l’agilité est le mot d’ordre. 

 

 

En général les concepts desk-sharing sont liés au clean desk policy. Comment gérez-vous ce concept dans votre entreprise ?

Il y a suffisamment d’armoires verrouillables locker. A la fin de la journée de travail tous les objets personnels et les ordinateurs portables sont enfermés. Nous ne contrôlons pas nos collaborateurs, car ce sont eux-mêmes qui  incitent  leurs collègues à respecter certaines règles. La messagerie instantanée sert à attirer l’attention des collègues quant aux objets oubliés tels que des tasses de café : c’est comme dans une grande communauté.

 

Votre entreprise offre une partie du bureau comme coworking space. Comment est le processus dans ce concept ? Quelle est l’influence de cette « ouverture » de votre entreprise sur la culture au bureau et sur le travail des collaborateurs internes ?

Vu la croissance considérable de notre entreprise, nous avons loué plus de surface que requise au début. Nous avons offert une partie de notre bureau à une entreprise start-up. L’idée était de créer un échange, même si l’entreprise travaille dans un autre domaine de l’intelligence artificielle. Cette ouverture de l’entreprise nous a bien sûr influencés. Il est donc important de bien préparer ces projets pour tous les employés et de fixer des règles, afin qu’une cohabitation se révèle avantageuse pour tous ceux qui sont concernés. 

 

Si vous jetez un coup d’œil vers l’avenir : Comment jugez-vous le futur développement de l’interaction entre culture de bureau et architecture ?

C’est pour moi un sujet énormément important. Nous avons le privilège de résider dans une architecture cool, qui comporte bien sûr certaines restrictions, mais qui offre de l’autre côté assez de liberté pour un réaménagement. L’ambiance au travail peut profondément supporter l’efficience de travail ou la diminuer. L’architecture doit prendre en compte qu’il ne s’agit pas d’avoir une apparence belle et bien soignée, mais de permettre de la mobilité. Il faut que nous créions par des moyens simples et dans des bâtiments anciens une ambiance où les gens se sentent à l’aise. Dans le futur nous devons économiser des ressources et miser davantage sur la qualité que sur la quantité. 

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