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Plus qu‘un espace de travail : bureaux d’équipe

Magazine Contact #30

Bureau ouvert, bureau grand espace, bureau combiné, bureau de gestion et bureau- cellule. Il y a de grandes différences dans les opinions sur les diverses formes de bureau. Elles varient dans la même mesure que le champ d’action d’une entreprise. Nous jetons un coup d’œil sur le bureau d’équipe qui a été si souvent évoqué, mais rarement réalisé.

La collaboration vient avant la confidentialité.

Même si les bureaux d’équipe sont aménagés, en fonction de leur domaine propre, selon différents paramètres, cette forme de bureau montre quelques points communs fondamentaux qui la caractérisent en tant que telle. Coopération et communication figurent au premier plan et les processus de travail s’orientent vers la collaboration. Un travail efficient dans un bureau d’équipe implique des chemins courts de communication et un échange d’information direct. Les membres de l’équipe doivent donc également travailler ensemble dans l’espace. Pour cette forme de travail ni les bureaux grand espace ni les bureaux-cellule ne conviennent. Ce sont les „open units“, des zones ouvertes en petites structures qui sont demandés. Le degré de leur isolation optique et acoustique dépend de leur utilisation prévue. La protection vers l’extérieur doit être définie de façon à ce qu’un travail concentré en équipe sur un projet puisse être garanti. Pour des raisons d’efficacité, le nombre de collègues se partageant un espace de travail commun ne devra pas dépasser 20 personnes. La possibilité d’un échange rapide et simple pour se tenir constamment informés leur est nécessaire.

Un bureau d’équipe doit offrir plus qu’un lieu pour travailler. L’accent est mis sur la collaboration et requiert donc un support adéquat au niveau de l’espace et de l’aménagement. Il s’agit de mettre à disposition, selon le principe de l’activity based working, une ambiance orientée vers les tâches de l’équipe : collaboration concentrée, coordination, communication et recherche créative des idées. Selon besoin, on devrait également mettre à disposition une possibilité de se retirer dans un lieu avec protection acoustique et optique, p.ex. une cellule téléphonique ou un silent room. De préférence les postes de travail seront équipés des tables de travail avec réglage électrique de la hauteur. Ce mobilier augmente la qualité ergonomique et crée encore une surface pour des entretiens debout spontanés. Un autre support pour les équipes est représenté par les espaces de travail numériques. Le cloud commun pour équipe agit souvent comme un espace de rangement sous la forme de stocks de mémoire pour une utilisation commune. D’innombrables mètres linéaires d’armoires appartiennent au passé – en tout cas dans les bureaux d’équipe.

 

Scrum apporte un nouveau dynamisme au bureau d’équipe.

Des espaces de communication intégrés ou isolés doivent satisfaire le besoin de collaboration au sein d’une équipe. Un équipement multimédia moderne prévoit des chevalets de conférence et des surfaces à punaiser pour un échange créatif. Une caractéristique des équipes Scrum est la succession rapide des réunions. Avec cette méthode de travail agile, le bureau d’équipe devient une sorte de bureau de projet avec des paramètres flexibles, qui peut se dérouler avec différents membres de l’équipe en fonction de la phase du projet. Cela exige une adaptabilité flexible de l’espace et de l’aménagement. Il n’y a pas de limites pour la créativité au niveau de l’aménagement : des tables hautes pour des entretiens courts, des meubles-médias pour la recherche des idées, et des zones centrales, aménagés de meubles rembourrés ou de tables et banquettes qui peuvent également être utilisés pour des réunions en équipe et pour des déjeuners.

Une collaboration nécessite des règles du jeu claires.

Le caractère ouvert du bureau et la perception subjective des membres d’équipe impliquent également des exigences envers l’offre spatiale au bureau, qui seront à maîtriser en amont lors de la conception de bureau : il faut établir un confort acoustique et climatique pour l’ensemble de l’équipe. Cette exigence inclut d’une part des mesures structurelles et d’autre part des règles et une prédisposition au compromis chez chacun des collaborateurs.

Le comportement des humains joue en général un rôle essentiel pour former une équipe gagnante : des individus avec des expériences et des besoins différents se rencontrent. Les points forts d’une équipe dans des circonstances normales, peuvent très vite se convertir en faiblesse quand les collègues ne s’entendent pas bien. Des confrontations et des conflits permanents compromettent la collaboration de l’équipe entière – l’espace de bureau idéal n’y peut rien. Il est donc important d’aborder très tôt les incohérences et, idéalement, de les éliminer à l’aide d’un médiateur, avant que le travail commun ne soit entravé et que l’équipe entière n’en souffre.

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